Satış hunisindeki hangi fırsat gerçek?

Alıcının en son ne yaptığını sorun

Haftalık satış toplantısında temsilcilerinizden biri, alıcısından altı haftadır kimsenin haber almadığı bir fırsat için “%80 derim” diyor. Kapanış tarihi ötelenmiş, iki e-posta gitmiş, kayıt hareketli görünüyor. Fırsatı listede bırakıyorsunuz, çünkü o firmayı temsilci tanıyor. Çeyrek hedefin altında bittiğinde o fırsat ve onun gibi birkaçı hâlâ açık duruyor.

Aşamalar temsilcilerinizin yaptığı işi kaydediyorsa satış hunisi olduğundan sağlıklı görünür. Teklif gittiği anda fırsat, isteyen olsun olmasın, Teklif aşamasına geçer; temsilci revize bir fiyat gönderince de Pazarlık aşamasına geçer.

Bu yüzden her aşamayı bir alıcı adımına, yani alıcının yaptığı ve kontrol edebileceğiniz bir şeye dayandırın. Her aşamaya bir de süre sınırı koyun: kazandığınız fırsatlar o aşamada genellikle ne kadar kaldıysa o kadar. Toplantıda her fırsat için alıcının en son ne yaptığını ve ne zaman yaptığını sorun. Alıcının son adımı süre sınırından eskiyse fırsat durgunlaşmıştır ve temsilcisi alıcıyı bu hafta arar. Aramalardan sonra gerçek fırsatları, yani hâlâ ilerleyenlerle sonraki adımı planlananları sayın ve bu sayıyı CRM toplamının yanına yazın.

Her aşama ne anlama gelmeli?

Satış hunisi aşamalarınıza tek tek bakın ve bir fırsatın o aşamaya gelmesi için kimin bir şey yapması gerektiğini sorun. Çoğu zaman bu kişi yalnızca temsilcinizdir.

Her alıcı adımı, bir tarih, bir isim ya da bir belge gibi kontrol edebileceğiniz bir şey olsun. Temsilci alıcının istekli olduğunu söylerse, sözüne güvenmekten başka çareniz kalmaz. Alıcı depo yerleşim planını gönderip imzayı atacak yöneticinin adını vermişse, bu kayıtta durur.

Bir fırsatın bulunduğu aşama için elinizde yalnızca temsilci adımı varsa, fırsatı alıcı adımını gerçekten karşıladığı aşamaya geri çekin. Teklifi kimse istememişse fırsat İhtiyaç analizi aşamasına döner ve alıcı teklif isteyip neleri kapsaması gerektiğini söyleyene kadar orada kalır. Bu kuralla yaptığınız ilk toplantıdan sonra Teklif ve Pazarlık aşamalarında daha az fırsat göreceksiniz.

Fırsat ne zaman durgunlaşır?

Son altı ayda kazandığınız fırsatların her aşamada ne kadar kaldığına bakın. Alıcı bundan uzun süredir adım atmadıysa, kayıt ne kadar hareketli görünürse görünsün fırsat durgundur.

Örnek olarak, lojistik firmalarına ve toptancılara depo raf sistemi satıp kuran [şirket]'i alalım. Şirket, satış hunisi, toplantılar, görüşme ve rakamlar bir örnektir, gerçek veri değildir. Aylin satış ekibini yönetiyor ve her pazartesi temsilcilerle fırsatları tek tek gözden geçiriyor. Ekibin son altı ayda kazandığı 10 fırsattan 8'i Pazarlık aşamasından iki hafta içinde çıktı, bu yüzden bu aşamanın süre sınırı iki hafta. İhtiyaç analizi ve Teklif aşamalarının süre sınırları da aynı kazanılmış fırsatlardan belirlendi.

Aylin'in temsilcilerinden Defne'nin, Pazarlık aşamasında [lojistik firması] ile 60.000 € değerinde bir fırsatı var. Konu, yeni depolarının raf sistemi. Altı hafta önce firmanın operasyon müdürü Kerem Bey, telefonda teklifi Defne'yle birlikte gözden geçirdi ve üç hafta içinde karar vereceklerini söyledi. O karar tarihi geçeli üç hafta oldu. Defne o tarihten beri kapanış tarihini gelecek ayın sonuna öteledi ve görüşmeden dört ve beş hafta sonra iki e-posta gönderdi. İkisine de cevap gelmedi. Kerem Bey'in son alıcı adımı altı haftalık, yani iki haftalık süre sınırına göre fırsat dört haftadır durgun.

Süreyi yalnızca bir alıcı adımı sıfırlar. Ötelenen kapanış tarihi ile iki e-posta temsilci adımıdır; üstelik kapanış tarihi Defne'nin kendi doldurduğu bir alan, karar tarihini ise Kerem Bey kendisi vermişti. Fırsat hem doğru aşamada hem durgun. Kerem Bey teklifi gözden geçirip bir tarih verdi, bu Pazarlık aşamasının alıcı adımıydı, sonra durdu.

Toplantıda ne soruyorsunuz?

Aynı fırsatın eski toplantıdaki hâli şöyle. Size tanıdık gelebilir.

Aylin: “Defne, [lojistik firması]. Durum ne?”

Defne: “Hâlâ iyi görünüyor. Kerem Bey teklifi beğendi, sadece biraz daha zamana ihtiyaçları var. Kapanış tarihini gelecek ayın sonuna öteledim. %80 derim.”

Aylin: “Tamam, kalsın. Sıradaki.”

Defne'nin söylediklerinin hiçbiri yanlış değil. Ama “Durum ne?” sorusu Defne'den fırsat hakkındaki izlenimini istiyor, o da bir his ve bir yüzdeyle cevap veriyor. Ötelenen kapanış tarihi de ilerleme gibi duyuluyor. Aylin'in kontrol edebileceği bir şey yok ve 60.000 € bu çeyreğin satış tahmininde kalıyor.

Yeni toplantıda Aylin tek bir soruyu değiştiriyor.

Aylin: “Defne, [lojistik firması]. Kerem Bey en son ne yaptı, ne zaman?”

Defne: “Altı hafta önce teklifi benimle birlikte gözden geçirdi, üç hafta içinde karar vereceklerini söyledi. Sonra iki e-posta attım. Dönüş yok.”

Aylin: “Yani son adımı altı hafta önce, kendi verdiği tarih de üç hafta önce geçmiş. Kazandığımız fırsatlar Pazarlık aşamasından genelde iki hafta içinde çıkmıştı. Bu hafta onu arayabilir misin?”

Defne: “Yarın saat 10'da arıyorum.”

Bu kez Defne, Kerem Bey'in ne yaptığını ve ne zaman yaptığını söylüyor, Aylin de bunu iki haftalık sınırla karşılaştırabiliyor. Aylin yüzde sormuyor, fırsat da Kerem Bey'i tanıyan Defne'de kalıyor.

O pazartesi Aylin ve temsilcileri, CRM'deki 24 açık fırsatın hepsine aynı soruyu sordu. Fırsatların toplam değeri 1.200.000 €. Bu çeyrekte kapatılması gereken tutar 400.000 € olduğundan, CRM'deki toplam bunun üç katı. Bunlardan 400.000 € değerindeki 9 fırsatta alıcı, aşamasının alıcı adımını süre sınırı içinde atmıştı, yani bu fırsatlar ilerliyordu. Kalan 15 fırsat ya durgundu ya da bulundukları aşama için elde yalnızca temsilci adımı vardı. 15'i de bu haftanın arama listesine girdi, tablo her fırsatı toplantıdan önce bulunduğu aşamada gösteriyor.

İlerlemeyen fırsatlar en çok Teklif aşamasında toplanmıştı, bu aşamadaki 10 fırsatın 7'si ilerlemiyordu. Teklif göndermek temsilcinize tek bir e-postaya mal olur, teklif istemek ise alıcıya bir karara.

Sessiz kalan alıcıya ne söylersiniz?

Defne, Kerem Bey'i salı günü saat 10'da arıyor. Geçen hafta giden bir teklif için başka türlü bir arama gerekir, onu “Teklifleriniz neden geri dönüş almıyor?” yazımızda bulursunuz. Altı haftalık sessizlikten sonra arama şöyle geçiyor.

Defne: “Merhaba Kerem Bey, ben [şirket]'ten Defne.”

Kerem Bey: “Aa, merhaba Defne Hanım.”

Defne: “Altı hafta önce raf sistemi teklifini birlikte gözden geçirmiştik, üç hafta içinde karar vermeyi planlıyordunuz. Sizin tarafta durum ne? Planlar değiştiyse ya da iş başka bir firmaya gittiyse de sorun değil, sadece bilmek isterim.”

Kerem Bey: “Açıkçası şu an beklemede. Finans direktörümüz önce gelecek yılın bütçesini görmek istiyor.”

Defne: “Yani finans direktörünüz gelecek yılın bütçesini görene kadar iş beklemede. Bütçe ne zaman kesinleşiyor?”

Kerem Bey: “Ocak ortasında.”

Defne: “O zaman ocağın üçüncü salı günü, saat 10'da sizi arayayım mı?”

Kerem Bey: “Olur, uygun.”

Defne: “Ocağın üçüncü salı günü, saat 10'da. Açıkça söylediğiniz için teşekkür ederim, Kerem Bey.”

Kerem Bey: “Ben teşekkür ederim, Defne Hanım. Görüşürüz.”

Defne: “Görüşürüz, Kerem Bey.”

Defne'nin ne kadar az konuştuğuna dikkat edin. İlk sözü yalnızca adı ve şirketi, ardından sözü Kerem Bey'e bırakıyor. Sonra elindeki iki bilgiyi hatırlatıyor: altı hafta önce birlikte gözden geçirdikleri teklif ve Kerem Bey'in kendine verdiği üç hafta. Ardından onun tarafıyla ilgili tek bir açık soru soruyor. Hayır demenin sorun olmadığını baştan söylediği için Kerem Bey ona doğruyu anlatabiliyor. Defne cevabı tam bir cümleyle tekrar ediyor, böylece Kerem Bey dinlendiğini anlıyor, sonra bir tarih soruyor. Ne indirim var ne de karar için bir baskı. Vedalaşmayı da ilk Kerem Bey yapıyor.

Kerem Bey'in cevabı “Daha sonra” sayılır. Fırsat bu çeyreğin rakamından çıkar, aşamasını korur. Defne de CRM'e projenin gelecek yılın bütçesine kadar beklemede olduğunu, bir de ocağın üçüncü salı günü saat 10'da yapacağı aramayı not eder.

Alıcı “Yönetim kurulu perşembe günü karar veriyor” demişse, tarihi belli bir alıcı adımı söylemiş olur. Temsilci de sonucu duyabilmek için bir gün ister: “O zaman pazartesi saat 11'de sizi arayıp ne karar verdiklerini öğrenebilir miyim?” Bu fırsat “Sonraki adım planlandı” olarak kaydedilir. “Size biraz daha bilgi göndereyim” diye biten bir arama ise hiçbir şeyi planlamış olmaz, çünkü bilgi göndermek temsilci adımıdır.

Alıcı “Başka bir tedarikçiyle çalışmaya karar verdik” derse temsilci teşekkür eder, “Kararınızda neyin etkili olduğunu öğrenebilir miyim?” diye sorar ve nedeni kaydeder. Fırsat aynı gün kayıp olarak kapatılır, ikinci bir satış konuşması da yapılmaz, indirim de verilmez.

“Hâlâ ilgileniyor musunuz?” diye sormayın. “Evet” kibar bir cevaptır, ondan bir şey öğrenmezsiniz. Yeni bir indirimle de açmayın, çünkü indirim projenin nerede durduğunu söylemez. Hiçbir fiyat Kerem Bey'in bütçesini öne çekemezdi.

Aramayı fırsatın sahibi olan temsilci yapar. Yöneticiler alıcıları kendileri aramaya başlarsa temsilciler, sessiz kalan fırsatlarını toplantıya getirmemeyi öğrenir.

Aramalardan sonra ne kalıyor?

Hafta bitmeden temsilciler 15 aramanın hepsini yapmıştı.

Bu çeyrek için 14 gerçek fırsat kalıyor: ilerleyen 9 fırsat ile sonraki adımı planlanan 5 fırsat, toplam 600.000 € (400.000 € artı 200.000 €). Bu 600.000 €, kapatılması gereken 400.000 € tutarın bir buçuk katı, pazartesi günü CRM'de ise üç katıydı. Bu 14 fırsatın her birinin arkasında tarihi belli bir alıcı adımı var.

Kerem Bey'in fırsatı ve “Daha sonra” cevabını alan diğer üç fırsat, toplam 220.000 €, bu çeyrekten çıkıyor. Hepsinin, alıcısının söylediği ay içinde günü ve saati belli bir araması var. “Hayır dedi” cevabını alan 4 fırsat, toplam 230.000 €, nedenleriyle birlikte aynı hafta kayıp olarak kapatıldı, böylece temsilcilerin vaktini almıyor. Ulaşılamayan 2 fırsat, toplam 150.000 €, alıcıya biri ulaşana kadar bu çeyreğin rakamının dışında kalıyor. Ne kadar süre deneyeceğinizi “Ne zaman yeniden aramalı, ne zaman durmalı?” yazımızda anlattık.

Her pazartesi CRM toplamını ve gerçek fırsatların değerini yan yana koyun, o hafta için de her durgun fırsattan bir arama listesi çıkarın. Kapanış tarihini ötelemek bir fırsatı bu listeden çıkarmaz, alıcıdan gelen cevap çıkarır.

DRING nerede devreye giriyor?

Kerem Bey'inki gibi bir fırsat, onu tanıyan Defne'nin işidir. DRING, temsilcilerinizin vakit bulamadığı fırsatlarda devreye girer: sessiz kalan teklifler, haftalardır kimsenin aramadığı küçük fırsatlar, geçen yılın açık fırsatları. Yeniden canlandırma, DRING'in yürüttüğü giden kampanyalardan biridir ve sizin seçtiğiniz bir listede, arama saatlerinizin içinde çalışır.

Agent, son görüşmeden bu yana neyin değiştiğini sorar, ihtiyacın sürüp sürmediğine bakar, sonuç ne olursa olsun kaydı günceller ve her sonucu CRM'inize yazar. İlgisi süren alıcı, görüşmesi ekli olarak temsilciye geçer; bunu satış yöneticileri sayfamızda görebilirsiniz. Kapandığı anlaşılan kayıtlar da artık temsilcilerin vaktini almaz. Bir fırsatın hangi aşamada olacağı, satış tahminine neyin gireceği ve ne sunacağınız ekibinizde kalır. Sessiz kalan tekliflerden oluşan bir listeyi bize anlatın, DRING sizi iki dakikada arar.