Quali trattative in pipeline sono vere?

Chiedete l'ultima azione dell'acquirente

Nella riunione di pipeline uno dei vostri commerciali dice «direi l'80%» su una trattativa in cui da sei settimane nessuno sente l'acquirente. La data di chiusura è stata spostata e sono partite due mail, così la scheda sembra attiva. Voi la tenete dentro, perché il commerciale conosce l'azienda. Quando il trimestre si chiude in difetto, quella trattativa e qualche altra simile sono ancora aperte.

Una pipeline di vendita sembra più sana di quanto sia quando le sue fasi registrano ciò che hanno fatto i vostri commerciali. Una trattativa passa a Proposta quando parte il preventivo, richiesto o no, e a Negoziazione quando il commerciale manda un prezzo rivisto.

Costruite quindi ogni fase su un'azione dell'acquirente che potete verificare. Date a ogni fase un limite di tempo, ricavato da quanto le trattative vinte ci sono rimaste di solito. In ogni riunione chiedete cosa ha fatto l'acquirente per ultimo e quando. Se è passato più tempo del limite, la trattativa è ferma e il suo commerciale chiama l'acquirente in settimana. Dopo quelle chiamate contate le trattative vere, quelle ancora in movimento più quelle con un passo successivo fissato, e mettete quel numero accanto al totale del CRM.

Cosa deve voler dire ogni fase?

Scorrete le fasi della vostra pipeline di vendita e chiedetevi, per ognuna, chi doveva fare qualcosa perché una trattativa ci arrivasse. Spesso è solo il vostro commerciale.

Fate in modo che ogni azione dell'acquirente si possa verificare, con una data, un nome o un documento. Se un commerciale vi dice che l'acquirente era molto interessato, dovete fidarvi della sua parola. Se l'acquirente ha mandato le planimetrie e ha fatto il nome del direttore che firma, è scritto nella scheda.

Se di una trattativa c'è solo l'azione commerciale della sua fase, riportatela alla fase di cui l'acquirente ha già compiuto l'azione. Se nessuno ha chiesto il preventivo, la trattativa torna in Analisi delle esigenze finché l'acquirente non lo chiede e dice cosa deve includere. Dopo la prima riunione condotta così aspettatevi meno trattative in Proposta e in Negoziazione.

Quando una trattativa si ferma?

Guardate quanto tempo sono rimaste in ogni fase le trattative che avete vinto negli ultimi sei mesi. Se l'acquirente non compie nessuna azione da più tempo di così, la trattativa è ferma, per quanto la scheda sembri movimentata.

Prendiamo [azienda], che vende e installa scaffalature per magazzini ad aziende di logistica e grossisti. L'azienda, la sua pipeline, le riunioni, la chiamata e i numeri sono un esempio, non dati reali. Marta guida il team vendite e ogni lunedì rivede le trattative di ogni commerciale. Delle 10 trattative vinte dal team negli ultimi sei mesi, 8 sono uscite da Negoziazione entro due settimane, quindi il limite per Negoziazione è di due settimane. Anche i limiti per Analisi delle esigenze e per Proposta vengono dalle stesse trattative vinte.

Lea, una delle commerciali di Marta, ha una trattativa da 60.000 € in Negoziazione con [azienda di logistica], per le scaffalature del loro nuovo magazzino. Sei settimane fa Peter, il loro responsabile operations, ha guardato il preventivo con lei in una chiamata e ha detto che avrebbero deciso entro tre settimane. Quella data di decisione è passata da tre settimane. Da allora Lea ha spostato la data di chiusura alla fine del mese prossimo e ha mandato due mail, quattro e cinque settimane dopo quella chiamata. Nessuna delle due ha avuto risposta. L'ultima azione di Peter risale a sei settimane fa, quindi rispetto al limite di due settimane la trattativa è ferma da quattro settimane.

Solo un'azione dell'acquirente fa ripartire il conto dei giorni. La data di chiusura spostata e le due mail sono azioni commerciali, e la data di chiusura è un campo che compila Lea, mentre la data di decisione era di Peter. La trattativa con Peter è nella fase giusta ed è ferma lo stesso. Peter ha guardato il preventivo con Lea e ha indicato una data, cioè l'azione dell'acquirente prevista per Negoziazione, e poi si è fermato.

Cosa chiedete in riunione?

Ecco la vecchia riunione su quella trattativa. Potrebbe suonarvi familiare.

Marta: «Lea, [azienda di logistica]. A che punto siamo?»

Lea: «La vedo ancora bene. A Peter il preventivo è piaciuto, hanno solo bisogno di un po' di tempo in più. Ho spostato la data di chiusura alla fine del mese prossimo. Direi l'80%.»

Marta: «Ok, la teniamo dentro. Passiamo alla prossima.»

Lea non dice niente di falso. Ma con «A che punto siamo?» Marta le chiede come la vede, quindi lei risponde con un'impressione e una percentuale, e la data di chiusura spostata sembra un passo avanti. Marta non ha niente da controllare, e i 60.000 € restano nel forecast di questo trimestre.

Nella nuova riunione Marta cambia una sola domanda.

Marta: «Lea, [azienda di logistica]. Qual è l'ultima cosa che ha fatto Peter, e quando?»

Lea: «Sei settimane fa ha guardato il preventivo con me e ha detto che avrebbero deciso entro tre settimane. Da allora ho mandato due mail. Nessuna risposta.»

Marta: «Quindi la sua ultima azione risale a sei settimane fa, e la data che aveva dato lui è passata da tre settimane. Le trattative che abbiamo vinto di solito uscivano da Negoziazione entro due settimane. Riesci a chiamarlo in settimana?»

Lea: «Lo chiamo domani alle 10.»

Stavolta Lea risponde con qualcosa che ha fatto Peter e con la data in cui l'ha fatto, e Marta può confrontarla con le due settimane. Non chiede nessuna percentuale, e la trattativa resta a Lea, che conosce Peter.

Quel lunedì Marta e i suoi commerciali hanno fatto la stessa domanda su tutte le 24 trattative aperte nel CRM, che insieme valgono 1.200.000 €, il triplo dei 400.000 € ancora da chiudere in questo trimestre. Di queste, 9 trattative da 400.000 € avevano l'azione dell'acquirente prevista per la loro fase entro il limite di tempo, quindi erano in movimento. Le altre 15 erano ferme o avevano solo l'azione commerciale della loro fase. Tutte e 15 sono finite nella lista delle chiamate di questa settimana, e la tabella mostra ogni trattativa nella fase in cui si trovava prima della riunione.

Proposta era la fase con più trattative non in movimento, 7 su 10. Per mandare un preventivo al vostro commerciale basta una mail, mentre chiederlo costa all'acquirente una decisione.

Cosa dite a un acquirente che tace?

Lea chiama Peter martedì alle 10. Per un preventivo mandato la settimana scorsa servirebbe un'altra chiamata, quella del nostro articolo su perché i preventivi restano senza risposta. Dopo sei settimane di silenzio va così.

Lea: «Ciao Peter, sono Lea di [azienda].»

Peter: «Ah, ciao Lea.»

Lea: «Sei settimane fa abbiamo guardato insieme il preventivo per le scaffalature e pensavate di decidere entro tre settimane. Da voi a che punto è? Se i piani sono cambiati, o se è andata a un altro fornitore, nessun problema. Preferisco saperlo, tutto qui.»

Peter: «Sinceramente, è in pausa. Il nostro direttore finanziario vuole prima vedere il budget dell'anno prossimo.»

Lea: «Quindi è in pausa finché il vostro direttore finanziario non ha visto il budget dell'anno prossimo. Quando si decide il budget?»

Peter: «A metà gennaio.»

Lea: «Allora ti chiamo il terzo martedì di gennaio, alle 10?»

Peter: «Sì, va bene.»

Lea: «Il terzo martedì di gennaio, alle 10. Grazie di avermelo detto, Peter.»

Peter: «Grazie a te, Lea. Ciao.»

Lea: «Ciao, Peter.»

Notate quanto poco dice Lea. Come prima battuta dà solo il suo nome e la sua azienda, poi lascia parlare Peter. Seguono i due fatti che conosce, il preventivo guardato insieme sei settimane prima e le tre settimane che Peter si era dato, e una sola domanda aperta su come stanno le cose da lui. Visto che ha detto che un no va bene, Peter può dirle com'è davvero. Lea ripete la risposta di Peter in una frase completa, così lui sa di essere stato capito, e chiede una data. Niente sconti e nessuna spinta a decidere, e a salutare per primo è Peter.

La risposta di Peter vale come «Più avanti». La trattativa esce dal numero di questo trimestre e resta nella sua fase, e Lea scrive nel CRM che il progetto è in pausa in attesa del budget dell'anno prossimo, con la sua chiamata fissata per il terzo martedì di gennaio alle 10.

Un acquirente che dice «Giovedì decide il CdA» ha indicato un'azione dell'acquirente con una data, quindi il commerciale chiede quando sentire l'esito: «Allora posso chiamarti lunedì alle 11 per sapere cosa hanno deciso?» Quella trattativa si registra come «Passo successivo fissato». Una chiamata che finisce con «Ti mando qualche informazione in più» non fissa niente, perché mandare informazioni è un'azione commerciale.

Quando un acquirente dice «Abbiamo scelto un altro fornitore», il commerciale lo ringrazia, chiede «Posso chiederti cosa ha fatto la differenza?» e registra il motivo. La trattativa si chiude come persa lo stesso giorno, senza riproporre l'offerta e senza sconti.

Non chiedete «Siete ancora interessati?». Il sì è la risposta educata e non vi insegna niente. Non aprite nemmeno con un nuovo sconto, che non dice a che punto è il progetto. Nessun prezzo avrebbe anticipato il budget di Peter.

La chiamata la fa il commerciale che ha la trattativa. Se i responsabili vendite cominciano a chiamare di persona gli acquirenti, i commerciali imparano a tenere fuori dalla riunione le trattative su cui l'acquirente non si fa sentire.

Cosa resta dopo le chiamate?

A fine settimana i commerciali avevano fatto tutte le 15 chiamate.

Restano così 14 trattative vere in questo trimestre, le 9 in movimento più le 5 con un passo successivo fissato, per 600.000 € (400.000 € più 200.000 €). I 600.000 € sono una volta e mezza i 400.000 € ancora da chiudere, contro il triplo del CRM di lunedì. Ognuna delle 14 ha dietro un'azione dell'acquirente con una data.

Le 4 trattative «Più avanti», compresa quella di Peter, valgono 220.000 € ed escono da questo trimestre, ciascuna con una chiamata fissata, giorno e ora, nel mese che l'acquirente ha indicato. Le 4 trattative «Ha detto no», 230.000 € in tutto, sono state chiuse come perse nella stessa settimana, ognuna con il suo motivo, e così non occupano più il tempo dei commerciali. Le 2 trattative «Non raggiunto», che valgono 150.000 €, restano fuori dal numero di questo trimestre finché qualcuno non raggiunge l'acquirente. Per sapere quanto insistere, leggete il nostro articolo su quando chiamare di nuovo e quando fermarsi.

Ogni lunedì affiancate il totale del CRM e il valore delle trattative vere, e preparate la lista delle chiamate della settimana con ogni trattativa ferma. Una data di chiusura spostata non toglie mai una trattativa da quella lista. Una risposta dell'acquirente sì.

Dove entra DRING?

Una trattativa come quella di Peter è di Lea, che lo conosce. DRING è utile per le trattative a cui i vostri commerciali non arrivano, come i preventivi rimasti senza risposta, le trattative piccole che nessuno chiama da settimane e quelle ancora aperte dell'anno scorso. La riattivazione è una delle campagne outbound che DRING gestisce, su una lista scelta da voi e dentro le vostre fasce orarie di chiamata.

L'agente AI chiede cosa è cambiato dall'ultimo contatto, verifica se l'esigenza c'è ancora, aggiorna la scheda in ogni caso e scrive ogni risultato nel vostro CRM. L'interesse reale passa a un commerciale con la conversazione allegata, come mostra la nostra pagina per i responsabili vendite, e le schede che risultano chiuse smettono di rubare tempo ai commerciali. In quale fase sta una trattativa, cosa entra nel forecast e cosa offrire restano al vostro team. Parlateci di una lista di preventivi rimasti senza risposta e DRING vi chiama in due minuti.