Welke deals in uw pipeline zijn echt?

Vraag wat de koper het laatst deed

In de pipelinereview zegt een van uw verkopers “Ik zou zeggen 80%” over een deal waarvan al zes weken niemand iets van de koper heeft gehoord. De sluitingsdatum is verschoven en er zijn twee mails uitgegaan, dus de deal ziet er in het CRM druk uit. U laat de deal staan, want de verkoper kent het account. Valt het kwartaal tegen, dan staan die deal en een handvol soortgelijke nog steeds open.

Leggen uw fases vast wat uw verkopers deden, dan ziet een salespipeline er gezonder uit dan hij is. Een deal gaat naar Voorstel als de offerte de deur uitgaat, gevraagd of niet, en naar Onderhandeling als de verkoper een aangepaste prijs stuurt.

Baseer daarom elke fase op een stap van de koper, iets wat de koper deed en wat u kunt nagaan. Geef elke fase ook een tijdslimiet, op basis van hoe lang uw gewonnen deals er meestal in bleven. Vraag in elke review wat de koper het laatst deed en wanneer. Is dat langer geleden dan de limiet, dan staat de deal stil en belt de verkoper de koper deze week. Tel na het bellen de echte deals, de deals die nog in beweging zijn plus de deals met een ingeplande vervolgstap, en zet dat getal naast het CRM-totaal.

Wat moet elke fase inhouden?

Loop de fases van uw salespipeline langs en vraag bij elke fase wie er iets moest doen voordat een deal daar kwam. Vaak is dat alleen uw verkoper.

Maak van elke stap van de koper iets wat u kunt nagaan, zoals een datum, een naam of een document. Zegt een verkoper dat de koper enthousiast was, dan moet u dat maar geloven. Heeft de koper de plattegronden gestuurd en de directeur genoemd die tekent, dan staat dat in het CRM.

Heeft een deal voor zijn fase alleen de stap van de verkoper, zet hem dan terug naar de fase waarvoor de koper wél de stap heeft gezet. Als niemand om de offerte heeft gevraagd, gaat de deal terug naar Verkenning, tot de koper erom vraagt en zegt wat erin moet staan. Verwacht na de eerste review op deze manier minder deals in Voorstel en Onderhandeling.

Wanneer staat een deal stil?

Kijk hoe lang de deals die u de afgelopen zes maanden won in elke fase bleven. Heeft een koper langer dan dat geen stap gezet, dan staat de deal stil, hoe druk het er in het CRM ook uitziet.

Neem [bedrijf], dat magazijnstellingen verkoopt en monteert voor logistieke bedrijven en groothandels. Het bedrijf, de pipeline, de reviews, het telefoongesprek en de cijfers zijn een voorbeeld, geen echte data. Marta leidt het salesteam en loopt elke maandag de deals van haar verkopers door. Van de 10 deals die het team de afgelopen zes maanden won, zaten er 8 niet langer dan twee weken in Onderhandeling, dus hun limiet voor die fase is twee weken. Hun limieten voor Verkenning en Voorstel komen uit dezelfde gewonnen deals.

Lea, een van de verkopers van Marta, heeft een deal van € 60.000 in Onderhandeling met [logistiek bedrijf], de stellingen voor hun nieuwe magazijn. Zes weken geleden nam Peter, de operationeel manager van het bedrijf, de offerte telefonisch met haar door en zei dat ze over drie weken zouden beslissen. Die beslisdatum is drie weken geleden verstreken. Sindsdien heeft Lea de sluitingsdatum verschoven naar eind volgende maand en twee mails gestuurd, vier en vijf weken na dat gesprek. Op geen van beide kwam antwoord. Peters laatste stap is zes weken oud en de limiet is twee weken, dus de deal staat al vier weken stil.

Alleen een stap van de koper zet de teller weer op nul. De verschoven sluitingsdatum en de twee mails zijn stappen van de verkoper, en de sluitingsdatum is een veld dat Lea zelf invult, terwijl Peter de beslisdatum zelf noemde. Peters deal zit in de juiste fase en staat tegelijk stil. Hij nam de offerte door en noemde een datum, de stap van de koper voor Onderhandeling, en daarna kwam er niets meer.

Wat vraagt u in de review?

Zo ging de oude review over die deal. Misschien komt het u bekend voor.

Marta: “Lea, [logistiek bedrijf]. Hoe staan we ervoor?”

Lea: “Het ziet er nog steeds goed uit. Peter vond de offerte prima, ze hebben alleen wat meer tijd nodig. Ik heb de sluitingsdatum verschoven naar eind volgende maand. Ik zou zeggen 80%.”

Marta: “Oké, laat maar staan. Volgende.”

Niets van wat Lea zegt is onwaar. Maar “Hoe staan we ervoor?” vraagt naar haar gevoel over de deal, dus ze antwoordt met een gevoel en een percentage, en de verschoven sluitingsdatum klinkt als voortgang. Marta kan niets nagaan en de € 60.000 blijft in de forecast van dit kwartaal.

In de nieuwe review stelt Marta één vraag anders.

Marta: “Lea, [logistiek bedrijf]. Wat heeft Peter als laatste gedaan, en wanneer?”

Lea: “Zes weken geleden heeft hij de offerte met me doorgenomen en zei hij dat ze over drie weken zouden beslissen. Sindsdien heb ik twee mails gestuurd. Geen reactie.”

Marta: “Dus zijn laatste stap is zes weken oud, en de datum die hij zelf noemde is al drie weken voorbij. Onze gewonnen deals zaten meestal niet langer dan twee weken in Onderhandeling. Kun je hem deze week bellen?”

Lea: “Ik bel hem morgen om 10.00 uur.”

Nu antwoordt Lea met iets wat Peter deed en wanneer hij het deed, en Marta kan dat naast de twee weken leggen. Ze vraagt niet om een percentage en de deal blijft bij Lea, die Peter kent.

Die maandag stelden Marta en haar verkopers dezelfde vraag over alle 24 open deals in het CRM, samen € 1.200.000 waard, drie keer de € 400.000 die dit kwartaal nog binnen te halen is. Bij 9 deals, samen € 400.000, had de koper de stap voor hun fase binnen de tijdslimiet gezet, dus die deals waren in beweging. De andere 15 stonden stil of hadden alleen de stap van de verkoper voor hun fase. Alle 15 kwamen op de bellijst van deze week. De tabel toont elke deal in de fase waarin hij vóór de review stond.

In Voorstel stonden de meeste deals die niet in beweging waren, namelijk 7 van de 10 deals in die fase. Een offerte versturen kost uw verkoper één mail, erom vragen kost de koper een besluit.

Wat zegt u als de koper stil blijft?

Lea belt Peter dinsdag om 10.00 uur. Een offerte die vorige week is verstuurd vraagt om een ander gesprek, en dat staat in ons artikel over waarom uw offertes geen reactie krijgen. Na zes weken stilte gaat het zo.

Lea: “Hoi Peter, met Lea van [bedrijf].”

Peter: “Hé, hoi Lea.”

Lea: “Toen we zes weken geleden de offerte voor de stellingen doornamen, wilden jullie over drie weken beslissen. Hoe staat het er bij jullie voor? Als de plannen zijn veranderd, of als het naar iemand anders is gegaan, is dat prima. Ik wil het gewoon liever weten.”

Peter: “Eerlijk gezegd staat het on hold. Onze financieel directeur wil eerst het budget voor volgend jaar zien.”

Lea: “Dus het staat on hold tot jullie financieel directeur het budget voor volgend jaar heeft gezien. Wanneer wordt dat budget vastgesteld?”

Peter: “Half januari.”

Lea: “Zal ik je dan op de derde dinsdag van januari bellen, om 10.00 uur?”

Peter: “Ja, dat is goed.”

Lea: “De derde dinsdag van januari, om 10.00 uur. Bedankt dat je het me vertelt, Peter.”

Peter: “Dank je, Lea. Doei.”

Lea: “Doei, Peter.”

Let op hoe weinig Lea zegt. Haar eerste zin bestaat alleen uit haar naam en haar bedrijf, en daarna laat ze Peter praten. Dan noemt ze de twee feiten die ze heeft, de offerte die ze zes weken geleden doornamen en de drie weken die hij zichzelf gaf, en stelt ze één open vraag over zijn kant. Omdat ze heeft gezegd dat een nee prima is, kan hij haar de waarheid vertellen. Lea herhaalt zijn antwoord in een volledige zin, zodat hij weet dat ze het heeft gehoord, en vraagt dan om een datum. Er is geen korting en geen druk om nu te beslissen, en Peter neemt als eerste afscheid.

Peters antwoord telt als Later. De deal valt uit het getal van dit kwartaal en blijft in dezelfde fase. Lea legt in het CRM vast dat het project on hold staat tot het budget voor volgend jaar is vastgesteld, en zet haar belafspraak voor de derde dinsdag van januari om 10.00 uur erbij.

Zegt een koper “Het bestuur beslist donderdag”, dan is dat een stap van de koper met een datum, en vraagt de verkoper wanneer het besluit bekend is: “Mag ik je dan maandag om 11.00 uur bellen om te horen wat ze hebben besloten?” Die deal wordt vastgelegd als Vervolgstap ingepland. Een gesprek dat eindigt met “Ik stuur je nog wat extra informatie” levert geen vervolgstap op, want informatie sturen is een stap van de verkoper.

Als een koper zegt “We hebben voor een andere leverancier gekozen”, bedankt de verkoper voor het antwoord, vraagt “Mag ik vragen wat de doorslag gaf?” en noteert de reden. De deal wordt dezelfde dag als verloren afgesloten, zonder tweede verkooppraatje en zonder korting.

Vraag niet “Ben je nog geïnteresseerd?”, want ja is het beleefde antwoord en u leert er niets van. Begin ook niet met een nieuwe korting. Die zegt niets over waar het project staat. Met geen enkele prijs had u het budget van Peter eerder losgekregen.

De verkoper van de deal doet het telefoontje. Gaan managers zelf kopers bellen, dan leren verkopers hun stilstaande deals buiten de review te houden.

Wat blijft er over na het bellen?

Aan het eind van de week hadden de verkopers alle 15 deals gebeld.

Dan blijven er 14 echte deals over voor dit kwartaal, de 9 deals in beweging plus de 5 met een ingeplande vervolgstap, samen € 600.000 (€ 400.000 plus € 200.000). Die € 600.000 is anderhalf keer de € 400.000 die nog binnen te halen is, tegen drie keer in het CRM op maandag. Achter elk van de 14 zit een stap van de koper met een datum.

Peters deal en de andere drie deals met het antwoord Later, samen € 220.000, vallen uit dit kwartaal, elk met een belafspraak op een dag en tijdstip in de maand die de koper noemde. De 4 deals waarbij de koper nee zei, samen € 230.000, zijn dezelfde week met de reden erbij als verloren afgesloten en kosten de verkopers geen tijd meer. De 2 deals die niet bereikt zijn, samen € 150.000, blijven buiten het getal van dit kwartaal tot iemand de koper aan de lijn krijgt. Hoe lang u het blijft proberen, leest u in ons artikel over wanneer u opnieuw belt en wanneer u stopt.

Zet elke maandag het CRM-totaal en de waarde van de echte deals naast elkaar en maak een bellijst van elke stilstaande deal voor die week. Een sluitingsdatum verschuiven haalt een deal nooit van die lijst, een antwoord van de koper wel.

Waar komt DRING in beeld?

Een deal als die van Peter hoort bij Lea, die hem kent. DRING is er voor de deals waar uw verkopers niet aan toekomen, zoals offertes die stil zijn gevallen, kleinere deals die al weken niemand heeft gebeld en de open deals van vorig jaar. Reactivatie is een van de uitgaande campagnes die DRING uitvoert, op een lijst die u kiest en binnen uw belvensters.

De agent vraagt wat er sinds het laatste contact is veranderd, checkt of de behoefte er nog is, werkt het record hoe dan ook bij en schrijft elk resultaat naar uw CRM. Echte interesse gaat met het gesprek erbij naar een verkoper, zoals onze pagina voor salesmanagers laat zien, en records die afgesloten blijken, kosten uw verkopers geen tijd meer. In welke fase een deal thuishoort, wat er in de forecast komt en wat u aanbiedt, blijft aan uw team. Vertel ons over één lijst met offertes die stil zijn gevallen, en DRING belt u binnen twee minuten.