Que negócios do seu funil são reais?

Pergunte o que o comprador fez por último

Na revisão semanal do funil, um dos seus comerciais diz «Eu diria 80 %» sobre um negócio em que o comprador não dá sinal há seis semanas. A data de fecho foi adiada e já saíram dois e-mails, por isso o registo parece movimentado. O negócio fica, porque o comercial conhece a conta. Quando o trimestre fica aquém do objetivo, esse negócio e mais alguns como ele continuam em aberto.

Um funil de vendas parece mais saudável do que é quando as fases registam o que os comerciais fizeram. Um negócio passa para Proposta quando a proposta sai, tenha sido pedida ou não, e para Negociação quando o comercial envia um preço revisto.

Por isso, baseie cada fase num passo do comprador, algo que ele fez e que se pode confirmar, e dê a cada fase um limite de tempo, calculado a partir do tempo que os seus negócios ganhos costumam ficar nela. Em cada revisão, pergunte o que o comprador fez por último e quando. Se foi há mais tempo do que o limite, o negócio ficou parado, e o comercial liga ao comprador esta semana. Depois dessas chamadas, conte os negócios reais, os que continuam a avançar mais os que têm um passo seguinte marcado, e ponha esse número ao lado do total do CRM.

O que deve significar cada fase?

Percorra as fases do seu funil de vendas e pergunte quem teve de fazer alguma coisa para um negócio chegar a cada uma. Muitas vezes, foi só o seu comercial.

Faça de cada passo do comprador algo que se possa confirmar, como uma data, um nome ou um documento. Se o comercial diz que o comprador estava entusiasmado, só lhe resta acreditar na palavra dele. Se o comprador enviou as plantas e indicou o diretor que assina, isso fica no registo.

Quando um negócio só tem o passo do comercial da sua fase, devolva-o à fase cujo passo do comprador ele já cumpre. Se ninguém pediu a proposta, o negócio volta a Diagnóstico até o comprador pedir uma e dizer o que ela deve abranger. Depois da primeira revisão feita assim, conte com menos negócios em Proposta e em Negociação.

Quando é que um negócio fica parado?

Veja quanto tempo os negócios que ganhou nos últimos seis meses ficaram em cada fase. Se um comprador passou mais tempo do que isso sem dar um passo, o negócio está parado, por muito movimentado que o registo pareça.

Pense na [empresa], que vende e instala estantes industriais a empresas de logística e a grossistas. A empresa, o funil, as revisões, a chamada e os números são um exemplo e não dados reais. A Marta dirige a equipa comercial e revê os negócios de cada comercial todas as segundas-feiras. Dos 10 negócios que a equipa ganhou nos últimos seis meses, 8 saíram de Negociação dentro de duas semanas, por isso duas semanas é o limite de Negociação. Os limites de Diagnóstico e de Proposta saem dos mesmos negócios ganhos.

A Leonor, uma das comerciais da Marta, tem um negócio de 60 000 € em Negociação com a [empresa de logística], estantes para o novo armazém. Há seis semanas, o Pedro, diretor de operações da empresa, analisou a proposta com ela numa chamada e disse que decidiam dali a três semanas. Essa data de decisão passou há três semanas. Desde então, a Leonor adiou a data de fecho para o fim do próximo mês e enviou dois e-mails, quatro e cinco semanas depois dessa chamada. Nenhum teve resposta. O último passo do Pedro tem seis semanas, por isso, com o limite de duas semanas, o negócio está parado há quatro.

Só um passo do comprador volta a pôr o relógio a zero. A data de fecho adiada e os dois e-mails são passos do comercial. A data de fecho é um campo que a Leonor preenche, enquanto a data de decisão foi o próprio Pedro quem a deu. O negócio está na fase certa e parado ao mesmo tempo, porque o Pedro analisou a proposta e indicou uma data, que é o passo do comprador da fase de Negociação, e depois parou.

O que perguntar na revisão?

Esta é a revisão antiga desse negócio. Talvez lhe soe familiar.

Marta: «Leonor, [empresa de logística]. Em que pé estamos?»

Leonor: «Continua bem encaminhado. O Pedro gostou da proposta, só precisam de mais algum tempo. Adiei a data de fecho para o fim do mês que vem. Eu diria 80 %.»

Marta: «Está bem, fica. Próximo.»

Nada do que a Leonor diz é falso. Mas «Em que pé estamos?» pergunta-lhe o que ela sente sobre o negócio, por isso ela responde com uma sensação e uma percentagem, e a data de fecho adiada parece um avanço. A Marta não tem nada para confirmar, e os 60 000 € ficam na previsão deste trimestre.

Na revisão nova, a Marta muda uma pergunta.

Marta: «Leonor, [empresa de logística]. Qual foi a última coisa que o Pedro fez, e quando?»

Leonor: «Há seis semanas analisou a proposta comigo e disse que decidiam dali a três semanas. Desde então enviei dois e-mails. Sem resposta.»

Marta: «Então o último passo dele foi há seis semanas, e a data que ele próprio deu passou há três. Os nossos negócios ganhos costumavam sair de Negociação dentro de duas semanas. Consegues ligar-lhe esta semana?»

Leonor: «Ligo-lhe amanhã, às 10h.»

Desta vez, a Leonor responde com algo que o Pedro fez e com a data em que o fez, e a Marta pode compará-lo com as duas semanas. A Marta não pede uma percentagem, e o negócio continua com a Leonor, que conhece o Pedro.

Nessa segunda-feira, a Marta e os comerciais fizeram a mesma pergunta sobre os 24 negócios em aberto no CRM, que somavam 1 200 000 €, o triplo dos 400 000 € que faltavam fechar neste trimestre. Destes, 9 negócios, no valor de 400 000 €, tinham o passo do comprador da sua fase dentro do limite de tempo, por isso estavam a avançar. Os outros 15 estavam parados ou só tinham o passo do comercial da sua fase. Os 15 entraram na lista de chamadas desta semana, e a tabela mostra cada negócio na fase em que estava antes da revisão.

A fase Proposta foi a que teve mais negócios sem avançar, 7 dos seus 10. Enviar uma proposta custa ao comercial um e-mail, enquanto pedi-la exige uma decisão do comprador.

O que dizer a quem deixou de responder?

A Leonor liga ao Pedro na terça-feira, às 10h. Uma proposta enviada na semana passada pediria outra chamada, a do nosso artigo sobre porque ficam os seus orçamentos sem resposta. Depois de seis semanas de silêncio, a chamada é assim.

Leonor: «Olá, Pedro, é a Leonor, da [empresa].»

Pedro: «Ah, olá, Leonor.»

Leonor: «Quando analisámos a proposta das estantes, há seis semanas, o Pedro disse que pensavam decidir dentro de três semanas. Como está isso do vosso lado? Se os planos mudaram, ou se o projeto foi para outra empresa, não há problema. Prefiro é saber.»

Pedro: «Para ser sincero, está em pausa. O nosso diretor financeiro quer ver primeiro o orçamento do próximo ano.»

Leonor: «Então está em pausa até o vosso diretor financeiro ver o orçamento do próximo ano. Quando é que o orçamento é decidido?»

Pedro: «A meio de janeiro.»

Leonor: «Então posso ligar-lhe na terceira terça-feira de janeiro, às 10h?»

Pedro: «Pode, sim.»

Leonor: «Fica combinado, na terceira terça-feira de janeiro, às 10h. Obrigada por me dizer, Pedro.»

Pedro: «Obrigado, Leonor. Até janeiro.»

Leonor: «Até janeiro, Pedro.»

Repare como a Leonor fala pouco. A primeira fala dela é só o nome e a empresa, e depois deixa o Pedro falar. Depois vêm os dois factos que ela tem, a proposta que analisaram há seis semanas e as três semanas que ele próprio deu, e uma pergunta aberta sobre o lado dele. Como ela já deixou claro que uma recusa não é problema, ele pode dizer-lhe a verdade. A Leonor repete a resposta dele numa frase completa, para ele saber que foi ouvido, e pede uma data. Não há desconto nem pressão para decidir, e é o Pedro que se despede primeiro.

A resposta do Pedro conta como Mais tarde. O negócio sai do número deste trimestre e mantém a fase, e a Leonor regista no CRM que o projeto está em pausa à espera do orçamento do próximo ano, com a chamada marcada para a terceira terça-feira de janeiro, às 10h.

Quando um comprador diz «A administração decide na quinta-feira», já há um passo do comprador com data, e o comercial pergunta quando pode saber o resultado: «Então posso ligar-lhe na segunda-feira, às 11h, para saber o que decidiram?» Esse negócio fica registado como Passo seguinte marcado. Uma chamada que acaba com «Envio-lhe mais informação» não marca nada, porque enviar informação é um passo do comercial.

Quando um comprador diz «Optámos por outro fornecedor», o comercial agradece, pergunta «Posso perguntar o que fez a diferença?» e regista o motivo. O negócio fecha-se como perdido nesse mesmo dia, sem uma segunda tentativa de venda e sem desconto.

Não pergunte «Ainda está interessado?». Responde-se «sim» por delicadeza, e fica sem saber nada. Também não abra com um desconto novo, que não diz nada sobre o estado do projeto. Nenhum preço teria antecipado o orçamento do Pedro.

Quem faz a chamada é o comercial responsável pelo negócio. Se os gestores começarem a ligar eles mesmos aos compradores, os comerciais aprendem a deixar os negócios parados fora da revisão.

O que sobra depois das chamadas?

No fim da semana, os comerciais tinham feito as 15 chamadas.

Ficam 14 negócios reais neste trimestre, os 9 negócios a avançar mais os 5 com um passo seguinte marcado, no valor de 600 000 € (400 000 € mais 200 000 €). Os 600 000 € são uma vez e meia os 400 000 € que faltam fechar, contra o triplo no CRM na segunda-feira. Cada um dos 14 tem por trás um passo do comprador com data.

O negócio do Pedro e os outros três com a resposta Mais tarde, 220 000 € no conjunto, saem deste trimestre, cada um com uma chamada marcada para um dia e uma hora do mês que o comprador indicou. Os 4 negócios com a resposta Disse não, no valor de 230 000 €, foram fechados como perdidos nessa mesma semana, com os motivos, e por isso deixam de ocupar o tempo dos comerciais. Os 2 com a resposta Não contactado, no valor de 150 000 €, ficam fora do número deste trimestre até alguém chegar ao comprador. Para saber durante quanto tempo vale a pena continuar a tentar, veja o nosso artigo sobre quando voltar a ligar e quando parar.

Todas as segundas-feiras, ponha lado a lado o total do CRM e o valor dos negócios reais, e faça a lista de chamadas da semana com todos os negócios parados. Adiar uma data de fecho nunca tira um negócio dessa lista, mas uma resposta do comprador tira.

Onde entra a DRING?

Um negócio como o do Pedro fica com a Leonor, que o conhece. A DRING faz sentido nos negócios a que os seus comerciais não chegam, como propostas que ficaram sem resposta, negócios mais pequenos a que ninguém liga há semanas e negócios em aberto do ano passado. A reativação é uma das campanhas outbound que a DRING faz, sobre uma lista que escolhe e dentro das suas janelas de chamadas.

O agente de IA pergunta o que mudou desde o último contacto, verifica se a necessidade ainda existe, atualiza a ficha em qualquer dos casos e escreve cada resultado no seu CRM. O interesse real vai para um comercial com a conversa anexada, como mostra a nossa página para diretores comerciais, e as fichas que afinal estão fechadas deixam de ocupar o tempo dos comerciais. A fase a que um negócio pertence, o que entra na previsão e o que propõe ao comprador ficam com a sua equipa. Fale-nos de uma lista de propostas que ficaram sem resposta e a DRING liga-lhe em dois minutos.