Alınan toplantı neden gerçekleşmez?

Toplantıyı telefondayken netleştirin

Geçen hafta randevu uzmanlarınızdan biri bu sabaha bir toplantı almıştı. Saat 10:00'da temsilciniz görüşme linkini açıp bekliyor. Kimse gelmiyor. Bir hafta sonra alıcı “Kusura bakmayın, bir işim çıktı” yazıyor. Toplantı yine de ayın alınan toplantıları arasında sayılıyor.

Çoğu zaman alıcı, arama bitsin diye evet demiştir. O toplantı da alıcının planından çok, randevu uzmanınızın hanesine yazılan bir başarıdır. İyi randevu ayarlama toplantıyı arama sırasında netleştirir ve işe alıcının gerekçesinden başlar. Randevu uzmanınız alıcıya toplantıda ne görmek isteyeceğini sorar, toplantıyı da ancak alıcı bunu kendi sözleriyle anlatabilirse alır. Anlatamazsa toplantı yerine tarihli bir arama kaydedilir, yani alıcı belli bir günde yeniden aranır.

Telefon kapanmadan alıcı toplantıda başka kimin olması gerektiğini de söylemiş, önerilen iki saatten birini seçmiş ve gerekçesinin yazılı olduğu takvim davetinin geldiğini görmüştür. Bir gün önce toplantıyı yapacak temsilci alıcıyı arar, kim olduğunu ve neyi göstereceğini söyler. Randevu ekibinizi de alınan toplantı sayısına göre değil, doğru kişilerle yapılan toplantılara ve ardından gelen sonraki adımlara göre değerlendirin.

Randevu araması genelde neyi atlar?

Servis araçları için filo takip sistemi satan [şirket]'i örnek alalım. Şirket, kişiler, aramalar ve bu yazıdaki iki ay bir örnektir, gerçek veri değildir. Şirketin randevu ekibinden Burak toplantıları alıyor, bu toplantıları yapan temsilci de filo uzmanı Ceren. Bir pazartesi günü Burak, [tesisat firması]'nın operasyon müdürü Hakan Bey'i arıyor. Firma, 30 araçlık filosu olan bir ısıtma tesisatçısı. Eski arama şöyle. Telefonda hâlâ pek çok B2B randevu araması böyle geçiyor.

Burak: “Merhaba Hakan Bey, ben [şirket]'ten Burak. Servis araçları olan şirketlerin filo takibiyle yakıttan tasarruf etmesine yardımcı oluyoruz. Gelecek hafta uzmanlarımızdan biriyle kısa bir demo için 30 dakikanız olur mu?”

Hakan Bey: “Hımm. Konu tam olarak ne?”

Burak: “Sadece yaptığımız işe dair kısa bir tanıtım, bağlayıcı bir şey yok. Perşembe saat 10:00'da müsait misiniz?”

Hakan Bey: “Tamam, bana bir şeyler gönderin.”

Burak: “Harika, size takvim daveti göndereceğim. İyi günler dilerim!”

Davet o gün öğleden sonra Burak'ın takviminden, “Demo [şirket]” başlığıyla, yalnızca Hakan Bey'e gitti. Perşembe sabahı Ceren, Hakan Bey'in adından başka bir şey bilmiyordu. Saat 10:00'da görüşme linkini açtı, Hakan Bey katılmadı. Bir hafta sonra “Kusura bakmayın, bir işim çıktı” yazdı.

Burak nazikti ve evetini aldı. Ama ilk sözünde adını, şirketini, ne sunduğunu ve 30 dakikalık talebini tek nefeste söyledi. Hakan Bey konunun tam olarak ne olduğunu sordu, “kısa bir tanıtım” yanıtını aldı ve toplantıdan ne istediğini hiç söylemedi. Burak perşembe saat 10:00'u kendisi seçti, “Tamam, bana bir şeyler gönderin” sözünü evet saydı ve aramayı kendisi bitirdi. Hakan Bey'in şirketinde toplantıya başka kimin katılması gerektiğini kimse sormadı, aramadan sonra da perşembeye kadar [şirket]'ten kimse Hakan Bey'le konuşmadı.

Alıcı önce ne söylemeli?

Şimdi yeni arama. Burak da aynı, Hakan Bey de.

Burak: “Merhaba, Hakan Bey'le mi görüşüyorum?”

Hakan Bey: “Benim, buyurun.”

Burak: “Hakan Bey, ben [şirket]'ten Burak. Servis şirketlerinin araçlarının nerede olduğunu şoförleri aramadan görmesini sağlıyoruz. Ekibiniz araçları şu an nasıl takip ediyor?”

Hakan Bey: “Çoğunlukla telefonla. Dispeçerimiz bütün sabah şoförleri arıyor.”

Burak: “Yani dispeçeriniz sabahını sırf araçların nerede olduğunu öğrenmek için telefonda geçiriyor. Filo uzmanımız Ceren size bunun tek ekranda nasıl göründüğünü gösterebilir. Onunla 30 dakikanız olsa ne görmek isterdiniz?”

Hakan Bey: “Dispeçerimiz Merve 30 aracı aynı anda görebilir mi? Bir de araç başına ne kadar tutuyor?”

Burak: “Merve Hanım'ın 30 aracı tek ekranda görmesi, bir de araç başına maliyet.”

Burak yalnızca “Merhaba, Hakan Bey'le mi görüşüyorum?” diye başlıyor, ardından fayda anlatan tek bir cümle söylüyor ve Hakan Bey'in düşünmeden yanıtlayabileceği, araçlarla ilgili bir soru soruyor. Verdiği yanıt sorunun ta kendisi çıkıyor. İlk saniyeleri “Soğuk arama nasıl açılır?” yazımızda ayrıntılı anlattık.

Sonra Burak, eski aramanın hiç sormadığı soruyu soruyor: Hakan Bey ne görmek isterdi? Hakan Bey kendi sözleriyle iki şey sayıyor, Merve'nin 30 aracı aynı anda görmesi ve araç başına maliyet. Toplantı için gerekçesi bu. Burak ikisini de geri söylüyor, böylece Hakan Bey dinlendiğini anlıyor.

Randevu uzmanlarınız için kural şu: gerekçe yoksa toplantı yok. “Hızlı bir bakış” için olur diyen ama ne görmek istediğini söyleyemeyen alıcıyla bunun yerine tarihli bir arama kararlaştırılır, örneğin “O zaman yoğun sezonunuzdan sonra, martın ilk pazartesi günü saat 10:00'da sizi arasam olur mu?” Kayıtta tarihli arama olarak geçer, alınan toplantı olarak sayılmaz.

Hakan Bey'in eski aramada söylediği “bana bir şeyler gönderin” sözü çoğu zaman görüşmeyi nazikçe bitirmenin yoludur. Alıcı bunu söylediğinde randevu uzmanınız bir soru daha sorar: “Toplantıda neler konuşulsun ki vaktinize değsin?” Toplantıyı da ancak bir yanıt gelirse alır.

Toplantıda kimler olmalı?

Sonra Burak, Merve'nin katılıp katılmayacağını soruyor.

Burak: “Merve Hanım da toplantıya katılsın mı?”

Hakan Bey: “Evet, katılsın. E-posta adresi benimkiyle aynı, hakan yerine merve yazın.”

Merve bu sorunla her gün uğraşıyor, sabahları şoförleri arayıp duruyor ve tek ekranın bunu değiştirip değiştirmeyeceğini toplantıda dakikalar içinde söyleyebilir. Sonraki adıma evet diyebilecek kişi Hakan Bey ve ilk sorusu Merve'yle ilgiliydi. Merve de toplantıdaysa Hakan Bey onun ne düşündüğünü toplantıdan sonra değil, toplantının içinde duyar.

Bazen telefondaki kişi tek başına karar veremez. O zaman randevu uzmanınız kararı kimin vereceğini sorar, onu da davete ekler ve ikisine de uyan zamanı, kendisinin isteyeceğinden geç bile olsa, alıcıya seçtirir.

Takvim daveti ne zaman gider?

Sıra gün ve saate geliyor.

Burak: “O zaman salı saat 10:00 ya da çarşamba saat 14:00, hangisi ikinize de daha uygun?”

Hakan Bey: “Çarşamba saat 14:00. Merve salıları yok.”

Burak: “Çarşamba saat 14:00, Ceren'le birlikte. Daveti şimdi size ve Merve Hanım'a gönderiyorum, iki sorunuz da içinde yazılı. Geldi mi?”

Hakan Bey: “Evet, geldi.”

Burak: “Ceren salı günü saat 16:00'da, hâlâ uygun olduğunu teyit etmek için sizi arayacak. Teşekkür ederim, Hakan Bey.”

Hakan Bey: “Sağ olun, iyi günler.”

Burak: “Size de iyi günler.”

Burak iki seçenek sunduğu için Hakan Bey hem kendi haftasına hem Merve'nin haftasına bakıyor. “Çarşamba saat 14:00” diyor ve nedenini de söylüyor. Günü Burak kendisi seçseydi bunu hiç öğrenemezdi.

Davet arama sırasında gittiği için Burak gelip gelmediğini sorabiliyor, yanlış bir adres de çarşamba saat 14:00'te değil, hemen o anda ortaya çıkıyor. Eski davette “Demo [şirket]” yazıyordu, bu davette ise Hakan Bey'in iki sorusu var. Sorular Merve'ye neden davet edildiğini söylüyor, Ceren'e de hazırlanacak bir şey veriyor.

Burak aramayı, bir sonraki aramayı kimin hangi gün ve saatte yapacağını söyleyerek bitiriyor ve vedayı önce Hakan Bey'e bırakıyor.

Bir gün önce kim teyit eder?

Salı günü saat 16:00'da Ceren teyit aramasını yapıyor.

Ceren: “Merhaba Hakan Bey, ben [şirket]'ten Ceren. Yarın saat 14:00'te size ve Merve Hanım'a 30 aracın hepsini tek ekranda, bir de araç başına maliyeti göstereceğim. İkinize de hâlâ uygun mu?”

Hakan Bey: “Evet, ikimiz de orada olacağız.”

Ceren: “Güzel. O zaman yarın saat 14:00'te görüşürüz.”

Hakan Bey: “Görüşürüz, iyi günler.”

Ceren adını söylüyor, böylece çarşamba günü Hakan Bey daha önce konuştuğu biriyle karşılaşıyor. Hakan Bey'in görmek istediği iki şeyi sayarak sorularını okuduğunu gösteriyor ve saatin ikisine de hâlâ uyup uymadığını soruyor. Bir iş çıkmış olsaydı Hakan Bey bunu salı günü bir insana söyleyebilirdi, bir hafta sonra e-postayla yazmak zorunda kalmazdı.

Otomatik bir hatırlatma Hakan Bey'e yalnızca bir toplantı olduğunu söyler. Ceren'in araması ise görüşeceği kişiden geldiği için toplantıdan ne alacağını anlatır. Mesajı tercih eden alıcıya temsilci, ne göstereceğini yazmak koşuluyla kısa, kişisel bir mesaj da gönderebilir. Diğer randevu türlerinde zamanlamayı “Randevu hatırlatması ne zaman gönderilmeli?” yazımızda ele aldık.

Çarşamba saat 14:00'te Hakan Bey de Merve de orada ve toplantı yapılıyor.

Neyi saymalısınız?

Eylülde Burak toplantıları eski aramayla, ekimde yeni aramayla aldı. Ceren iki ayın toplantılarını da yaptı ve sonraki adımı ancak alıcı toplantıdan sonra tarihi belli bir şeyi kabul ettiğinde saydı, örneğin ikinci bir toplantı, bir deneme ya da alıcının kendi istediği bir teklif.

Eylülde Burak 30 toplantı aldı ve 18'i yapıldı. Kalanların 3'ü iptal edildi, 2'si ertelendi ve yeniden alınmadı, 7'si de Hakan Bey'inki gibi no-show oldu, alıcı ne geldi ne iptal etti.

Yapılan 18 toplantının 13'ünde doğru kişiler vardı, yani toplantıda sorunu yaşayan ve sonraki adıma evet diyebilecek biri bulunuyordu. Kalan 5 toplantı yanlış kişiyle yapıldı, örneğin alıcının yerine kıdemsiz bir iş arkadaşı geldi ve odadaki kimse sonraki adıma evet diyemedi. Sonraki adımların tamamı, yani 7'si, bu 13 toplantıdan çıktı.

Ekimde Burak 24 toplantı aldı, 20'si yapıldı. Geri kalanlarda 2 no-show, 1 iptal ve ertelenip yeniden alınmayan 1 toplantı vardı. Yapılan 20 toplantının 18'inde doğru kişiler vardı ve sonraki adımların tamamı, yani 11'i, bu 18 toplantıdan çıktı.

Yani ekimde eylüle göre 6 toplantı daha az alındı, 2 toplantı daha fazla yapıldı. Doğru kişilerle yapılan toplantılar 13'ten 18'e, sonraki adımlar 7'den 11'e çıktı. Yalnızca alınan toplantıya bakılırsa Burak'ın ekimi daha zayıf bir aydı.

Burak ekimde ayrıca, konuşmayı kabul eden ama toplantıda ne görmek isteyeceğini söyleyemeyen 9 alıcıyla tarihli arama kararlaştırdı. Bunlar 24'ün içinde değil.

Her ay alınan toplantıları, yapılan toplantıları, doğru kişilerle yapılan toplantıları ve sonraki adımları sayın, randevu ekibinizi de son ikisine göre değerlendirin. Alınan toplantıyla ölçülen bir randevu uzmanının “bana bir şeyler gönderin” sözünü evet sayması için her sebebi vardır. Tarihli aramaları ayrı bir satırda tutun. Sizin için bir ajans toplantı alıyorsa onu da aynı iki rakamla değerlendirin. Ajansın ne kadar ücret aldığını “Tele satış yapan firmaların gerçek maliyeti” yazımızda anlattık.

DRING nerede devreye giriyor?

DRING randevu aramasını yapabilir. Planladığınız giden kampanyaları yürütür ve her sonucu CRM'inize yazar. Hangi soruları soracağı ve alıcının ne zaman nitelikli sayılacağı ekibinizle birlikte belirlenir. Agent, tek bir alıcıyı aramadan önce firmanıza özel hazırlanan 1.000 ile 10.000 arası simüle görüşme çalıştırır. Alıcı nitelendiğinde agent temsilcinin Google Calendar'ına toplantı koyar ya da görüşmeyi özetiyle birlikte canlı devreder, görüşme sürerken alıcının telefonuna toplantı onayı da gönderebilir.

Nitelikli alıcı temsilcinize görüşmesi ekli olarak ulaşır, alıcının söylediği ihtiyaç, verdiği zamanlama ve dile getirdiği itiraz da bunun içindedir. Bunu satış yöneticileri sayfamızda görebilirsiniz. Temsilci bir isim ve numaradan değil, buradan başlar. Teyit araması ve toplantı temsilcide kalır. Toplantı almak istediğiniz bir listeyi bize anlatın, DRING sizi iki dakikada arar.