约好的会议，为什么没开成？

会议要在电话里敲定

上周，您的一位预约专员约好了今天上午的一场会议。上午 10 点，销售代表点开会议链接，等着。没有人来。一周后，买家发来一句“不好意思，临时有事”，可这场会议，照样算在当月约好的场次里。

很多时候，买家说好，只是想让这通电话早点结束，这场会议更像是预约专员赢下的一局，算不上买家自己的打算。做好预约销售会议，关键是在通话里就把会议敲定，先从买家的见面理由问起。预约专员问买家想在会上看到什么，买家能用自己的话说出来，才把会议约下来；说不出来，就改约一个带日期的跟进电话。

挂电话之前，买家已经说了还有谁该到场，在两个时间里挑了一个，还当场收到了写着自己见面理由的日历邀请。前一天，要开这场会议的销售代表给买家打个电话，自报家门，说清会上要演示什么。评判预约专员，要看对的人在场的会议开成了几场、后面跟着几个下一步，不看约好了多少场。

预约电话通常漏了什么？

以 [公司] 为例，它卖的是上门服务车辆用的车队定位系统。这家公司、文中的人物、几通电话和两个月的数字，都是示例，并非真实数据。Ben 是他们的一位预约专员，专门约会议；Clara 是车队顾问，也是开这些会议的销售代表。某个周一，Ben 打电话给 Daniel。Daniel 是 [安装公司] 的运营经理，这家暖气安装公司有 30 辆车。下面是旧版电话。如今不少 B2B 电话营销，听起来还是这个样子。

Ben：“Daniel 您好，我是 [公司] 的 Ben，我们做车队定位，能帮有服务车辆的公司省油，不知道您下周有没有 30 分钟，让我们的一位顾问给您做个简短的演示？”

Daniel：“嗯，具体是什么事？”

Ben：“就是简单介绍一下我们做什么，您不用做任何承诺。周四上午 10 点，您看行吗？”

Daniel：“行吧，发点资料给我看看。”

Ben：“太好了，我这就给您发日历邀请。祝您今天愉快。”

日历邀请当天下午从 Ben 的日历发出，标题是“[公司] 演示”，收件人只有 Daniel 一个人。周四早上，Clara 只知道 Daniel 这个名字，别的什么都不知道。上午 10 点，她点开会议链接，Daniel 没有加入。一周后，他发来一句“不好意思，临时有事。”

Ben 态度友好，也拿到了那个“好”。可他的第一句话，就把名字、公司、产品介绍和 30 分钟的会议请求一口气说完了。Daniel 问到底是什么事，听到的只有“简单介绍一下”，始终没有说出自己想从会议里得到什么。Ben 挑了周四上午 10 点，把“行吧，发点资料给我看看”当成同意，自己结束了通话。没有人问 [安装公司] 还有谁该到场，通话结束后到周四之前，[公司] 也没有人再联系过 Daniel。

买家该先说什么？

再看新版电话，还是同一个 Ben 和同一个 Daniel。

Ben：“您好，请问是 Daniel 吗？”

Daniel：“对，我是。”

Ben：“Daniel，我是 [公司] 的 Ben。我们帮上门服务的公司，不用给司机打电话，就能看到车在哪里。想请教一下，您的团队现在是怎么掌握车辆位置的？”

Daniel：“主要靠打电话。我们的调度员整个上午都在给司机打电话。”

Ben：“也就是说，您的调度员一上午都在打电话，只为了知道车在哪里。我们的车队顾问 Clara 可以给您看看，这些放到一个屏幕上是什么样子。如果您和她聊 30 分钟，想看到什么？”

Daniel：“想看我们的调度员 Mia 能不能一次看到全部 30 辆车。还有，每辆车要多少钱？”

Ben：“让 Mia 在一个屏幕上看到全部 30 辆车，还有每辆车的费用。”

Ben 的开场只有一句“您好，请问是 Daniel 吗？”，接着一句好处，再问一个关于车的问题，Daniel 不用多想就答得出来。而他的回答，恰恰就是问题所在。开头那几秒，我们在陌生电话怎么开场这篇里讲得更细。

接着，Ben 问了旧版电话从没问过的那个问题：Daniel 想在会上看到什么。Daniel 用自己的话说了两件事，一是 Mia 能不能一次看到全部 30 辆车，二是每辆车的费用，这就是他的见面理由。Ben 把两件事都复述了一遍，Daniel 也就知道，自己的话有人听进去了。

预约专员要守的规矩很简单，没有见面理由，就不约会议。买家说“可以简单看一下”，却说不出想看什么，就改约一个带日期的跟进电话，比如“那我3月的第一个周一上午 10 点再打给您，等您忙过旺季，可以吗？”这个电话记作跟进电话，不记作约好的会议。

旧版电话里 Daniel 说的“发点资料给我看看”，多半是客气地结束通话。买家这么说的时候，预约专员再问一句：“会上谈哪些内容，对您才值得花这个时间？”有了答案，才约会议。

会上该有哪些人？

接着，Ben 问起了 Mia。

Ben：“Mia 要不要也一起参加会议？”

Daniel：“要，她得来。她的邮箱和我的一样，只是换成她的名字。”

Mia 每天都在和这个问题打交道，一上午都在给司机打电话，会上几分钟，她就能看出一个屏幕能不能改变这种状况。能对下一步点头的是 Daniel，而他的第一个问题，问的就是她。有 Mia 在场，他在会上就能听到她的想法，不必等到会后。

有时候，电话那头的人自己说了不算。这时预约专员就问还有谁一起做决定，请这个人也来，再让买家挑一个两人都方便的时间，哪怕比自己希望的晚一些。

日历邀请什么时候发？

接下来定时间。

Ben：“那就周二上午 10 点，或者周三下午 2 点，哪个对您和 Mia 都方便些？”

Daniel：“周三下午 2 点吧。Mia 每周二都不在。”

Ben：“周三下午 2 点，和 Clara 见面。我现在就把日历邀请发给您和 Mia，里面写着您的那两个问题。您那边收到了吗？”

Daniel：“收到了，已经在我这儿了。”

Ben：“Clara 会在周二下午 4 点给您打个电话，确认时间还合适。谢谢您，Daniel。”

Daniel：“谢谢，再见。”

Ben：“再见，Daniel。”

Ben 给了两个时间，Daniel 就得看看自己这一周的安排，还得想到 Mia 的。他选了周三下午 2 点，还说了原因。要是由 Ben 自己挑日子，这个原因他永远不会知道。

日历邀请是在通话中发出的，Ben 可以当场问有没有收到，要是邮箱地址错了，现在就能发现，不会拖到周三下午 2 点。旧的那份邀请只写着“[公司] 演示”，这一份带着 Daniel 的两个问题，Mia 看了就知道自己为什么被请来，Clara 也有了可以准备的东西。

最后，Ben 说清楚下一通电话由谁打、哪一天、几点，再让 Daniel 先说再见。

前一天由谁确认？

周二下午 4 点，Clara 给 Daniel 打了确认电话。

Clara：“Daniel 您好，我是 [公司] 的 Clara。明天下午 2 点，我会带您和 Mia 看一个屏幕上的全部 30 辆车，还有每辆车的费用。这个时间，您和 Mia 都还方便吗？”

Daniel：“方便，我们两个人都会到。”

Clara：“好的，那明天下午 2 点见。”

Daniel：“明天见，再见。”

Clara 报上了自己的名字，所以周三 Daniel 见到的，是一个已经说过话的人。她把 Daniel 想看的两件事点了出来，他就知道她看过了，接着问这个时间对两个人是否还合适。要是临时有事，Daniel 周二就能在电话里直接告诉一个人，不必等一周后才写封邮件。

自动提醒只能让 Daniel 知道有这么一场会议，而 Clara 是要和他见面的人，她的电话告诉他的，是这场会议能带给他什么。买家如果更习惯用消息，销售代表可以改发一条简短的私人消息，只要写明要演示什么。其他类型预约的提醒时机，请看我们这篇预约提醒什么时候发最合适。

周三下午 2 点，Daniel 和 Mia 都到了，会议开成了。

每月该数哪些数字？

9月，Ben 用旧版电话约会议，10月换成新版电话。两个月的会议都由 Clara 来开，她只在买家会后答应了一件带日期的事时，才记一个下一步，比如第二次会议、一次试用，或者买家主动要的一份方案。

9月，Ben 约好了 30 场会议，开成了 18 场。其余的会议里，3 场取消了，2 场改了期没再约，还有 7 场像 Daniel 那场一样爽约，买家既没来，也没取消。

开成的 18 场里，13 场对的人在场，也就是会上有人直接面对这个问题，又能对下一步点头。另外 5 场虽然开成了，却来错了人，比如买家派了一位资历浅的同事代他出席，会上没有人能对下一步点头。7 个下一步，全部出自那 13 场。

10月，Ben 约好了 24 场会议，开成了 20 场，爽约 2 场，取消 1 场，另有 1 场改了期没再约。开成的 20 场里，18 场对的人在场，11 个下一步全部出自这 18 场。

这样看，10月约好的会议比9月少了 6 场，开成的却多了 2 场。对的人在场的会议从 13 场增加到 18 场，下一步从 7 个增加到 11 个。只按约好的场数来算，10月是 Ben 更差的一个月。

10月，Ben 还约了 9 个跟进电话，对方是答应聊聊、却说不出想看什么的买家。这 9 个不算在那 24 场里。

每个月都数一数约好的会议、开成的会议、对的人在场的会议和下一步。评判预约专员，就看最后两项。要是只按约好的场数评判，预约专员完全有理由把“发点资料给我看看”当成同意。跟进电话单独记一行。如果您的会议是外包公司在约，也拿这两个数字来衡量它。外包公司怎么收费，请看我们这篇电话销售外包的真实费用。

DRING 用在哪一步？

预约电话可以由 DRING 来打。它执行您规划的外呼任务，把每个结果写入 CRM。它问哪些问题、买家怎样才算合格，都和您的团队一起定。在给任何一位买家打电话之前，智能体会先跑 1,000 至 10,000 次专为您企业生成的模拟对话。买家合格时，智能体就在销售代表的 Google Calendar 上约好会议，或者带着摘要把电话实时转给销售代表。通话还没结束，它也可以把会议确认发到买家的手机上。

合格的买家交到销售代表手里时，会附上这段对话，包括买家说需要什么、给出的时间和提出的异议，详见我们写给销售经理的页面。销售代表从这些信息出发，而不是只有一个名字和一个号码。确认电话和这场会议，仍然由销售代表来负责。跟我们说说您想约会议的一份名单，DRING 两分钟内给您回电。