预约提醒什么时候发最合适？

趁名额还来得及补位，把提醒发出去

预约提醒最合适的发送时间，不是预约前的某个固定小时数。要发得足够早，让客户给出答复时，您还来得及把这个名额安排给别人。

最关键的提醒，是要求客户给出答复的那一条：确认、改时间或取消。本文称它为主提醒。客户改时间或取消后，原来的名额就成了腾出的名额。

所以要从预约时间往回倒推。先确定补位截止点：您最晚还能指望把腾出的名额安排给另一位客户（补位）的那个时刻。再让主提醒早早发出，客户在这个时刻之前来得及答复，没有答复的客户也来得及接到电话。

最常见的默认做法，是前一天发一次提醒，而它通常通不过这个检验。它照样能让您知道谁不会来，可答复到达时已经过了补位截止点，大多数腾出的名额只能空着。

一句话：主提醒发在两个时间点中较早的那个：补位截止点减去留给客户答复的时间，或者客户必须开始准备的时间。

本文所有时间和数字都是供您调整的示例，不是 DRING 的数据，也不是行业数据。

预约提醒该提前几天发？

下面的示例里，主提醒在预约前 2 至 5 天发出。天数由补位所需时间加上留给客户答复的时间得出。如果客户的准备时间更长，就按准备时间算。

这条规则用到三段时长，每一段都按预约类型设定：

• 补位所需时间：您最晚要在预约前多久知道有名额腾出，才来得及安排给别人。可以是候补名单上的客户（提出想要更早时间的客户），也可以是您改到更早时间的另一个预约。
• 等待时间：主提醒发出后，留给客户回复的时间，也就是主提醒和确认电话之间的间隔。客户在等待时间内没有答复主提醒，就会接到一通确认电话。
• 准备时间：客户最晚要在预约前多久开始动手准备，比如备齐材料、安排交通、邀请同事，或者确保家里有人。

这条规则只有两行：

• 补位截止点 = 预约时间减去补位所需时间。
• 主提醒 = 补位截止点减去等待时间，或者准备时间的起点，取两者中较早的一个。

下表列出六种预约类型。表中的数值是供调整的示例，不是固定规则，每一行的等待时间都是 1 天。

每一行都符合这条规则。以牙科检查为例，补位所需时间 2 天，加上 1 天等待时间，是 3 天。汽车保养同样是 3 天，客户开始准备的时间更晚，所以不影响主提醒的发送时间。需要备齐材料的预约，2 加 1 也是 3 天，但备齐材料要 5 天，所以主提醒要提前 5 天发出。

“简短提示”一列，写明已确认的客户什么时候收到简短提示。这是临近预约时发的一条简短消息，通常在前一天，附上时间、地址和要带的东西，不需要回复。

诊所要处理的不只是提醒时间。我们有一篇讲诊所提醒流程的指南，涵盖预约状态、渠道选择和临床问题。

一个预约的提醒时间表是什么样的？

以 14:00 的预约为例：补位所需时间 48 小时，等待时间 24 小时，主提醒就在提前 3 天的 10:00 发出，补位截止点落在提前 2 天的 14:00。示例，并非真实数据。

• 提前 3 天，10:00：主提醒，请客户答复。距预约 76 小时。
• 提前 2 天，10:00：确认电话，打给还没有答复的客户，此时 24 小时的等待时间正好结束。距预约 52 小时。
• 提前 2 天，14:00：补位截止点。距预约 48 小时。此时已知腾出的名额，都提供给候补名单上的客户。
• 前一天，16:00：简短提示，发给已确认的客户。距预约 22 小时。
• 预约当天，14:00：预约开始。

按规则直接算，主提醒应在预约前 72 小时发出，也就是提前 3 天的 14:00。这套时间表把主提醒提早了 4 小时，定在 10:00，让客户在工作时间里就能答复，确认电话也因此比补位截止点早 4 小时。下一节把这套时间表称为倒推方案。

前一天才发提醒，是不是太晚了？

通常是的，只要补位需要一天或更久。前一天发的提醒，照样能告诉您谁不会来，但答复到达时已经过了补位截止点，这时大多数腾出的名额已经补不上了。

示例，并非真实数据：一家企业每周有 200 个预约，补位所需时间是 48 小时。时间均按 14:00 的预约计算。

在下面两套时间表里，来不了的是同样的 30 位客户。其中 21 位在回复主提醒时告知，另有 6 位在确认电话里告知，还有 3 位始终没有回复，也没有来（21 + 6 + 3 = 30）。

已补位的名额是腾出后安排给了另一位客户的名额。空置名额是没人使用的名额：要么是腾出后没有补上的，要么是客户始终没回复、也没来而空下的。

• 前一天方案：主提醒在前一天 10:00 发出，确认电话在 15:00 打出，等待时间只有 5 小时。27 条答复约 16:00 前全部到齐，距预约 22 小时，已经过了补位截止点。候补名单上的客户，很少有人能在这么短的时间内赶来，所以 27 个腾出的名额里，只有 4 个已补位。空置名额：23 个未补位 + 3 个未回复 = 26 个。
• 倒推方案：同样的消息和电话，只是都提前发出。主提醒在提前 3 天的 10:00 发出，确认电话在提前 2 天的 10:00 打出。27 条答复全部赶在补位截止点之前到达，27 个腾出的名额里有 18 个已补位，约三分之二。空置名额：9 个未补位 + 3 个未回复 = 12 个。

同样的客户，同样的消息和电话，同样的 27 条答复。把消息和电话都提前到补位截止点之前，4 个已补位的名额变成 18 个，26 个空置名额变成 12 个。差别在于时间，不在于提醒的次数。

倒推方案里的简短提示不会改变这些数字，它只是帮在预约前 3 天就已确认的客户记住这个预约。

客户一直不回复怎么办？

等待时间一结束，他们就会接到确认电话。这通电话只打给还没有答复主提醒的客户，而且只在您的外呼时段内拨打，也就是您给客户打电话的时间段。

这通电话和其他任何电话一样，要遵守免打扰时段和免打扰标记。这些规则请看我们的何时再打，何时停止指南。在示例时间表里，这通电话在提前 2 天的 10:00 打出，听起来大致是这样：

• 智能体：“您好，我是[商家名称]的 AI 助手，想跟您确认一下[日期] [时间]的预约。请问您还能过来吗？”
• 客户：“啊，不行了，那天我临时有事，来不了了。”
• 智能体：“好的，没关系。您是想改个时间，还是取消这次预约？”
• 客户：“改个时间吧，最好还是同一周，晚几天就行。”
• 智能体：“我这边可以给您安排在[新日期] [新时间]，要帮您约上吗？”
• 客户：“可以，就这个时间吧。”
• 智能体：“好的，已经帮您改到[新日期] [新时间]了。您原来的时间已经空出来了。”
• 客户：“好的，谢谢您，再见。”
• 智能体：“不客气，再见。”

原来的时间现在成了腾出的名额，在补位截止点之前就已经知道，还来得及提供给候补名单上的客户。

如果电话也没能联系上客户，预约保持原样，您的团队也知道哪些名额仍未确认。无论答复来自消息还是电话，都要写进同一份预约记录。原因请看我们关于语音与 WhatsApp 共用一份客户记录的指南。

提醒提前好几天发，客户会不会忘？

可能会，简短提示要解决的正是这个问题。临近预约时，通常是前一天，已确认的客户会收到时间、地址和要带的东西，不需要回复。

简短提示不会再次要求客户答复。答复早已拿到，而且是在它还有用的时候拿到的。

这样会不会消息太多？

不会。已确认的客户最多收到两条提醒消息：主提醒和简短提示。确认电话只打给没有答复主提醒的客户。

客户临时才预约怎么办？

如果客户预约时，主提醒本该发出的时刻已经过去，比如预约落在补位所需时间之内，就跳过主提醒，因为没有更早的时间可用了。改为发送预约成功通知，也就是预约后立刻发出的那条消息，同样附上选项：确认、改时间、取消。

提醒几点发出，内容怎么写？

主提醒要在客户方便答复、您的团队当天也来得及补位的时间发出，比如工作日的 10:00。内容要简短：说明您是谁、预约的是什么，再给出三个回复选项。

晚上很晚发出的提醒，往往要到第二天早上才有答复，这会占掉一部分等待时间。主提醒在 10:00 发出、等待时间 24 小时，确认电话也就落在 10:00。

示例措辞：

• 主提醒：“[姓名]您好，这里是[商家名称]。您预约的[服务项目]将在[日期] [时间]进行。回复 1 确认，回复 2 改时间，回复 3 取消。”
• 简短提示：“[姓名]您好，这里是[商家名称]。明天[时间]，我们在[地址]等您。请带上[物品]，无需回复。”

每个选项只配一个数字，客户回一个数字就行。主提醒按倒推的时间发出时，客户回复 2 或 3，就会在补位截止点之前腾出一个名额。给回复 2 的客户推荐新的时间，把腾出的名额提供给候补名单上的客户。

DRING 在哪一步参与？

在 DRING 上，预约提醒运行在 Notif 上。Notif 的预约提醒会在客户错过之前确认或改约预约。时间仍然由您定：您的规则为每种预约类型设定提醒日期，到了那一刻，由您的系统触发提醒事件。

在示例时间表里，事件在提前 3 天的 10:00 触发。Notif 随即通过 WhatsApp、短信或邮件发出消息，具体渠道按事件类型选择，然后等待您按事件类型设定的等待时间。

客户一回复，通知就结束，不会再打电话。如果等待时间结束时消息仍未读，或者已读但没有答复，就由 AI 智能体打出确认电话。智能体打电话时已经知道消息的内容，客户不用从头说起。

这通电话遵守您的外呼时段、免打扰标记和授权同意。结果会回写：已送达、已读、已回复，或已电话确认，并像其他通话结果一样进入您的 CRM。如果您的提醒日期是从补位截止点倒推出来的，结果会及时到达，您的团队来得及把腾出的名额提供给候补名单上的客户。

已确认的对接，例如 Google Calendar 和主流 CRM。具体范围在上线实施期间确认。

每个 DRING 智能体在接第一通真实电话之前，都会跑 1,000 至 10,000 次专为您企业生成的模拟对话。

想用您自己的预约试一试，可以申请 AI 回电。请选一种预约类型，告诉我们它的补位所需时间和您现在的提醒发送时间，我们会和您一起过一遍消息、等待时间和电话。