Sanal sekreter hizmetinin gerçek maliyeti

Kısa cevap

Sanal sekreter hizmeti, yani çağrı karşılama hizmeti, işletmenizin telefonlarını sizin adınıza karşılar: canlı temsilcilerle, uzaktan çalışan bir resepsiyonistle ya da AI resepsiyonistle. Bu hizmetlerin maliyetini karşılaştırırken fiyat listesi size tek bir rakam verir: cevaplanan bir çağrının neye mal olduğu; dakika başına, çağrı başına ya da aylık çağrı paketi olarak. Tamamlanan bir çağrının neye mal olduğunu söylemez.

Birçok çağrı karşılama hizmeti, çağrıların büyük bölümünü bir notla bitirir. Not, bitmiş bir iş değildir. Ekibinizin hâlâ yapması gereken bir geri aramadır ve çoğu zaman saatler sonra, o anda yardım isteyen arayana yapılır.

Bu yüzden çağrı karşılama hizmetlerini tamamlanan çağrı başına maliyete göre karşılaştırın: aylık fatura, ekibinize geri arama bırakmayan çağrılara bölünür. Bunu üç şey belirler: fiyatlandırma birimi ile çağrı ve dakika sayınız, sabit ücretin üstüne gelen paket aşımı ve ek ücretler, bir de çağrıların nasıl sonuçlandığı.

En düşük birim fiyat bile size en büyük geri arama yükünü bırakabilir; yani ekibinizin her ay geri aramak zorunda olduğu not sayısını. Bir dakikanın ne kadar tuttuğunu sormadan önce çağrıların nasıl sonuçlandığını sorun.

Aşağıdaki her örnek rakam bu rehber için kurgulanmıştır. DRING verisi ya da pazar verisi değildir.

Çağrı karşılama hizmetleri nasıl ücretlendirir

Her çağrı karşılama hizmeti bir fiyatlandırma birimi üzerinden ücret alır: dakika başına, çağrı başına ya da aylık çağrı paketi. Çoğu planda iki kalem daha bulunur. Sabit ücret, her ay ödenen sabit kısımdır. Paket aşımı, plana dahil dakika ya da çağrıların üstüne çıkan kullanımdır.

Sabit ücret ve paket aşımı çoğu zaman faturanın tamamı değildir. Ek ücretler, ikisinin de üstüne gelen kalemlerdir. En sık görülenler şunlar:

• Mesai dışı ek ücreti: akşam, gece ya da hafta sonu çağrıları için daha yüksek bir fiyat.
• Aktarım ücreti: bir çağrı ekibinize her aktarıldığında alınan ücret.
• Randevu oluşturma ücreti: oluşturulan her randevu için alınan ücret.
• Kurulum ücreti: başlangıçta bir kez alınan ücret.
• Konuşma metni değişikliği ücreti: arayanlara söylenenleri, örneğin yeni çalışma saatlerini, değiştirdiğinizde alınan ücret.

Yani aylık fatura = sabit ücret + paket aşımı + ek ücretler. Yalnızca dakika başına ücretlendiren bir planda sabit ücret de, pakete dahil dakika da yoktur; fatura, faturalanan dakikalar artı varsa ek ücretlerden ibarettir. Her çağrı karşılama hizmetinden, sizinki gibi bir ay için tüm kalemleri doldurulmuş örnek bir fatura isteyin.

En önemli sayı: çağrıların nasıl sonuçlandığı

Hizmet gelen çağrılarınızı cevaplar ve cevaplanan her çağrı üç çağrı sonucundan biriyle biter. Sonuç, ekibinize hangi işin kaldığını belirler:

• Not alındı: hizmet kimin, neden aradığını yazar ve geri aramayı ekibiniz yapar. "Şu an satıştan kimse müsait değil. Adınızı ve numaranızı alabilir miyim?"
• Bağlandı: çağrı ekibinizden bir kişiye canlı olarak aktarılır. "Teşekkür ederim. Sizi hemen servise bağlıyorum."
• Görüşmede çözüldü: arayanın ihtiyacı görüşme sırasında karşılanır. Onayladığınız bilgilerden bir cevap verilir, randevu alınır ya da sipariş durumu söylenir. "Randevunuzu salı günü saat ona aldım. Onay için size SMS gelecek."

Üç sonuçtan yalnızca biri sonraya iş bırakır. Not alındı ile biten bir çağrı size geri döner: sizin bir geri aramanız olur. Geri arama yükü, ekibinizin bir ayda geri aramak zorunda olduğu Not alındı çağrılarının sayısıdır.

Geri arama gerçek bir iştir. Biri notu okur, arar ve arayan açmazsa çoğu zaman bir kez daha arar.

Bağlandı ile biten çağrı da ekibinizin zamanını alır, ama ilk görüşmede, arayan hattayken. Geriye yapılacak geri arama kalmaz, bu yüzden çağrı tamamlanmış sayılır. Buradan iki formül çıkar:

• Cevaplanan çağrı başına maliyet = aylık fatura ÷ cevaplanan tüm çağrılar. Fiyat listelerinin sizi karşılaştırmaya çağırdığı rakam budur.
• Tamamlanan çağrı başına maliyet = aylık fatura ÷ tamamlanan çağrılar. Tamamlanan çağrı, ekibinize geri arama bırakmayan çağrıdır: Bağlandı + Görüşmede çözüldü.

İki formül de yalnızca hizmetin cevapladığı çağrıları sayar. Cevaplanmayan çağrı en pahalı türdür: arayan hiçbir şey alamaz, ekibiniz de neden aradığını bilmez. Cevapsız çağrıların gerçek bedelini anlatan rehberimiz, bu kaybı kendi verinizden nasıl tahmin edeceğinizi gösterir.

Örnek bir ay: 400 çağrı

Örnek, gerçek veri değil. İki çağrı karşılama hizmeti bu rehber için kurgulanmıştır. Fiyatlar yalnızca örneklemek içindir, piyasa teklifi değildir.

Bir şirket ayda 400 çağrı alıyor. Ortalama çağrı 3 dakika sürüyor, yani ayda 1.200 dakikalık çağrı var. Şirket iki çağrı karşılama hizmetini karşılaştırıyor:

• Hizmet A dakika başına ücret alır: dakikası 1,10 €, sabit ücret yok.
• Hizmet B aylık çağrı paketi satar: 250 çağrı için 390 € sabit ücret, sonra her ek çağrı için 1,60 €. Mesai dışı ek ücreti çağrı başına 0,50 € ekler ve 400 çağrının 20'si mesai dışında gelir.

İki hizmette de çağrılar aynı biçimde sonuçlanır: 240 Not alındı, 120 Bağlandı ve 40 Görüşmede çözüldü. Bu, 160 tamamlanan çağrı ve 240 geri arama yükü demektir.

Aşağıdaki tablonun son sütunu Hizmet B'nin 640 € faturasını korur ve yalnızca çağrı sonuçlarını değiştirir. Bu, "çağrı sonuçları değişirse ne olur" karşılaştırmasıdır, herhangi bir ürünün fiyatı değildir.

Cevaplanan çağrı başına Hizmet B'nin maliyeti Hizmet A'nın yarısından azdır: 3,30 € yerine 1,60 €. Tamamlanan çağrı başına da daha ucuz kalır: 8,25 € yerine 4,00 €. Ama iki hizmet de ekibinize aynı 240 geri aramayı bırakır. Düşük fiyat faturanızı düşürür, ekibinizin işini azaltmaz.

Son sütunda fatura ve cevaplanan çağrı başına maliyet Hizmet B'ninkiyle aynıdır: 640 € ve 1,60 €. Tamamlanan çağrı başına maliyet yarıya, 4,00 €'dan 2,00 €'ya iner. Geri arama yükü ise 240'tan 80'e düşer.

Geri aramalar ekibinizin zamanına da mal olur ve hiçbir çağrı karşılama faturasında görünmez. Aynı örnekte bir geri aramanın, arayana ulaşamayan denemeler dahil, ekibinizin 6 dakikasını aldığını varsayalım. O zaman 240 geri arama ayda 24 saatlik ekip zamanı eder. 80 geri arama 8 saattir.

İmzalamadan önce sorulacak on iki soru

Soruları yazılı sorun ve mümkün olan yerde rakam isteyin. Yalnızca bir çağrı karşılama hizmeti değil, daha geniş bir sesli yapay zeka sistemi seçiyorsanız, sesli yapay zeka almadan önce sorulacak 30 soru rehberimiz kapsam, veri ve çıkış koşullarını da ele alır.

Fiyat

1. Fiyatlandırma birimi nedir, dakika ya da çağrı nasıl sayılıyor? Örneğin 40 saniyelik bir çağrı tam dakika olarak faturalanırsa, çağrının gerçek süresinden %50 fazla süre için ücret ödersiniz.
2. Paket aşımı ne kadar tutuyor, paketteki fiyatla aynı mı? Yoğun bir ay aynı fiyattan daha çok çağrı demek olmalı, daha yüksek fiyat değil. Örnek ayda Hizmet B ek çağrı başına 1,60 € alır. Bu, pakete dahil bir çağrıya düşen 1,56 €'nun (390 € ÷ 250) biraz üzerindedir.
3. Hangi ek ücretler var? Mesai dışı, hafta sonu, aktarım, randevu, kurulum ve konuşma metni değişiklikleri. Her biri için fiyat alın ve örnek faturaya ekleyin.
4. Neyi çağrı sayıyorsunuz? Spam, yanlış numara ve kimse konuşmadan kapanan çağrıların faturalanıp faturalanmadığını sorun.
5. En kısa sözleşme süresi ve fesih bildirim süresi nedir? Çağrı sonuçlarınızı saydıktan sonra hizmeti değiştirmek isteyebilirsiniz.

Çağrı sonuçları

6. Bizimki gibi 100 çağrının kaçı Not alındı, Bağlandı ve Görüşmede çözüldü olarak sonuçlanıyor? Cevabı alınca, imzalamadan önce tamamlanan çağrı başına maliyeti hesaplayabilirsiniz.
7. Hizmet sistemlerimizde randevu oluşturabiliyor ya da sipariş sorgulayabiliyor mu, yoksa yalnızca not mu alıyor? Yalnızca not alıyorsa randevu ya da sipariş durumu isteyen her arayan bir geri aramaya dönüşür.
8. Çağrı bağlanırken ekibimiz telefonu açmadan önce arama sebebini öğreniyor mu? Öğrenmiyorsa arayan konuyu iki kez anlatır ve görüşme uzar.
9. Notlar bize ne kadar hızlı ve hangi biçimde ulaşıyor? Ertesi sabah okunan bir not, ertesi sabaha kalan bir geri aramadır. Her notta ad, arama sebebi ve geri dönüş numarası isteyin.

Kontrol

10. Her çağrı için, nasıl sonuçlandığını gösteren ayrı bir kayıt alacak mıyız? Olmazsa kendi çağrı sonuçlarınızı sayamazsınız ve hizmetin özetine bağımlı kalırsınız.
11. Bilgilerimizdeki değişiklikler ne kadar hızlı canlıya çıkıyor ve bunu kim yapıyor? Fiyatlar, çalışma saatleri ve tatiller değişir. Değişiklik canlıya çıkana kadar arayanlar eski bilgiyi duyar.
12. Hangi dillerde cevap veriliyor, kayıtlar ve veriler nerede tutuluyor? Hizmetin cevap vermediği bir dilde arayan, en iyi ihtimalle bir nota dönüşür.

Not alan bir hizmet ne zaman yeter

Not alan bir hizmet, arayanların çoğu yalnızca birinin kendilerini geri aramasını istiyorsa ve ekibiniz hızlı geri arıyorsa makul bir seçimdir. Arayanların çoğunun belirli bir kişiyi sorduğu ve cevap değil geri arama beklediği bir ofis düşünün. Eksiksiz bir not ve bir saat içinde yapılan geri arama orada iyi hizmettir. Geri arama yükünüz yine olur, ama bu ekibinizin zaten hesaba kattığı bir iştir. Bu yüzden cevaplanan çağrı başına düşük fiyat, seçmek için iyi bir nedendir.

Not alan bir hizmet üç durumda fiyatının gösterdiğinden pahalıya gelir:

• Arayanlar cevabı ya da randevuyu hemen istiyor. Her biri bir geri aramaya dönüşür ve bir kısmı siz aramadan başkasını arar.
• Çağrılar mesai dışında geliyor. Akşamki notlar sabaha kadar bekler, üstüne bir de mesai dışı ek ücreti uygulanabilir.
• Geri aramalar birikiyor. Ekibiniz her notu aynı gün geri arayamıyorsa bugünün geri aramaları dünkülerin arkasında bekler.

Bu durumlarda daha çok çağrının Bağlandı ya da Görüşmede çözüldü olarak bitmesi gerekir. Çağrının sistemlerinizde bir şeyi değiştirmesi de gerekiyorsa AI resepsiyonist ya da AI agent platformu seçimi rehberimiz işinize yarar.

DRING nerede devreye giriyor

DRING platformundaki bir AI resepsiyonist ana hattınızı karşılar, arayanın kime ihtiyacı olduğunu öğrenir ve çağrıyı arama sebebiyle birlikte bağlar. Canlı çağrı aktarımı Pro paketten itibaren vardır. Kimse müsait değilse eksiksiz bir not alır: ad, arama sebebi ve geri dönüş numarası. Not, çağrı biterken SMS ya da e-postayla doğru kişiye gider.

Bağlı sistemlerde işlem de yapabilir, böylece daha çok çağrı Görüşmede çözüldü olarak biter. Örneğin toplantı odalarını ya da basit randevuları doğrudan Google Calendar üzerinden ayırabilir.

İnsana devir, agentic işlemler, çağrı sonrası analiz, test ve izleme, her DRING paketinin ortak operasyon altyapısının parçasıdır. Çağrı sonrası analiz her çağrının nasıl sonuçlandığını kaydeder. Döndürdüğü alanları siz tanımlayabilirsiniz, böylece kendi çağrı sonuçlarınızı sayabilirsiniz.

Her DRING agent'ı, ilk gerçek çağrıdan önce şirketinize özel üretilmiş 1.000 ile 10.000 simüle görüşmeden geçer. Simülasyonlar agent'ı canlıya çıkmadan önce sınar. Gerçek çağrı sonuçlarınız yine canlı çağrılardan gelir.

DRING paketleri beklenen kullanıma göre önerilir. Yukarıdaki fiyat sorularına iki cevap: DRING AI sistemleri için kurulum ücreti yoktur ve paket aşımı, ceza tarifesi olmadan paketin birim fiyatı üzerinden faturalanır. Paketler sayfamız faturalamanın nasıl işlediğini ve pakete neyin dahil olmadığını anlatır.

Çağrı karşılama hizmetlerini karşılaştırıyorsanız bizden bir arama isteyin. Geçen ayın çağrı sayısını, mümkünse çağrılarınızın bugün nasıl sonuçlandığına dair kabaca bir dağılımı hazır tutun. Ekibimiz tamamlanan çağrı başına maliyetinizi sizinle birlikte hesaplayabilir.