Wann nehmen Leute das Telefon ab?

Die meisten nehmen beim ersten Anruf ab

Der Tag ist fast um, und auf dem Kampagnenbildschirm steht überall „Keine Antwort“. Wer die Liste betreut, fragt sich wie schon gestern, ob man noch einmal anrufen oder weiterziehen soll.

Wir haben 189.357 Anrufe ausgewertet, bei denen es klingelte. Sie gingen an 50.577 Rufnummern auf vier Leitungen in zwei Ländern, von April bis Oktober 2026. Auf allen vier Leitungen nahm bei 55 bis 62 % der ersten Anrufe eine Person ab. Beim 2. Anruf waren es 35 bis 41 %, beim 3. Anruf 23 bis 28 %. Von allen, die eine Leitung erreicht hat, waren 90 bis 98 % bis zum 3. Anruf erreicht.

Wie oft sollte man einen Lead anrufen? Unsere Leitungen sprechen für drei Anrufe als Plan. Jeder Anruf nach dem fünften wäre eine eigene Entscheidung und braucht einen Grund.

Was haben wir gezählt?

Die Anrufe haben KI-Agenten von DRING auf vier Kundenleitungen im laufenden Betrieb geführt, drei in der Türkei und eine in den Niederlanden.

Gezählt haben wir nur Anrufe, bei denen es klingelte. Dabei nahm entweder eine Person ab, es klingelte ins Leere, die Leitung war besetzt oder eine Mailbox meldete sich. Anrufe, bei denen es nie klingelte, haben wir weggelassen, egal ob das Telefon ausgeschaltet war, die Rufnummer nicht vergeben, das Netz den Anruf abwies oder technisch etwas schiefging. Sie sagen etwas über Liste und Netz aus, aber nichts darüber, ob die Person abgenommen hätte.

Als abgenommen zählt ein Anruf, wenn eine Person geantwortet hat, auch wenn sie nach wenigen Sekunden wieder aufgelegt hat. Eine Mailbox zählt nicht als abgenommen. Die Daten von Leitung 1 weisen die Mailbox nicht als eigenes Ergebnis aus.

Die Nummer des Anrufs sagt, der wievielte Anruf an eine Rufnummer es seit deren letztem Abnehmen ist. Nach einem abgenommenen Anruf oder nach 14 Tagen ohne Anruf fängt die Zählung wieder bei 1 an. Ein 3. Anruf in diesem Beitrag ist also der dritte Versuch in Folge, bei dem zwischendurch niemand abgenommen hat. Außerdem haben wir jede Anrufserie weggelassen, die in den letzten drei Tagen der Aufzeichnungen einer Leitung begann, weil wir nicht sehen, wie sie endete. Eine frühere Serie an dieselbe Rufnummer bleibt in der Auswertung.

Uhrzeiten und Wochentage sind Ortszeit im angerufenen Land. Über 99 % der Anrufe liefen an Wochentagen zwischen 9 und 19 Uhr, innerhalb der Zeitfenster, die jede Kampagne gesetzt hatte. Die wenigen Anrufe am Abend und am Wochenende sind für sich genommen zu wenige, um etwas daraus zu lesen.

Rechnet man gegen jede Rufnummer einer Liste, auch gegen die, bei denen es nie klingelt, erreicht ein erster Versuch weniger Menschen. Diese Zahl für die ganze Liste nennt die Momentaufnahme des Betriebs von DRING.

Die Zahlen stammen von vier Leitungen in zwei Ländern, die an Wochentagen zu Geschäftszeiten anriefen, jede mit eigenem Zweck und eigener Liste. Sie zeigen, was auf unseren Leitungen passiert ist, und sind kein Branchendurchschnitt.

Die Regeln des jeweiligen Landes zu Anrufzeiten, Einwilligung und Sperrlisten gehen vor. Nichts in diesem Beitrag ist Rechtsberatung.

Ab wann nehmen weniger Leute ab?

Die Tabelle „Anteil abgenommener Anrufe nach Nummer des Anrufs“ stellt die vier Leitungen nebeneinander.

In einer Zelle steht „Zu wenige Anrufe“, wenn eine Leitung weniger als 100 solcher Anrufe gemacht hat.

Die vier Leitungen riefen aus ganz unterschiedlichen Gründen an, von Zustellbenachrichtigungen bis B2B-Vertrieb, und auf jeder lief der erste Anruf am besten. Danach fällt der Anteil schnell. Der 2. Anruf wurde zu 35 bis 41 % abgenommen, der 3. zu 23 bis 28 %, auf jeder Leitung ein Rückgang um 27 bis 38 Prozentpunkte vom 1. zum 3. Anruf. Beim 4. Anruf waren es noch 11 bis 21 %.

Wer abgenommen hat, beginnt wieder beim 1. Anruf. Beim 3. Anruf sind deshalb nur noch Rufnummern übrig, bei denen zweimal hintereinander niemand abgenommen hat. Jeder Anruf nach dem ersten geht also an eine kleinere Gruppe, und von ihr nimmt ein kleinerer Anteil ab.

Wann hören Sie auf anzurufen?

Um zu sehen, was mehrere Versuche hintereinander bringen, haben wir jede Anrufserie vom 1. Anruf an verfolgt, bis eine Person abnahm oder die Leitung die Rufnummer nicht mehr anrief. Die vier Leitungen kamen auf insgesamt 80.880 Anrufserien.

Von allen, die eine Leitung erreicht hat, waren 90 bis 98 % bis zum 3. Anruf erreicht. Den Rest brachten erst die Anrufe ab dem 4. Anruf.

Ab dem 6. Anruf wurde auf den drei Leitungen, die so oft anriefen, etwa jeder 11. bis 15. Anruf abgenommen. Leitung 1 kam auf 3.021 abgenommene Anrufe bei 41.053 Anrufen ab dem 6. Anruf, Leitung 2 auf 80 bei 903 und Leitung 3 auf 48 bei 728. Leitung 4 rief fast nie ein sechstes Mal an.

In der Tabelle der erreichten Anrufserien werden die Kurven der Leitungen 3 und 4 zum Ende hin flach. Das sollten Sie mit Vorsicht lesen, denn diese Leitungen riefen nach dem 5. Anruf kaum noch an, mit 728 Anrufen ab dem 6. Anruf auf Leitung 3 und 21 auf Leitung 4. Die Erreichung steigt dort deshalb nach etwa fünf Anrufen nicht mehr. Leitung 1 rief weiter an und kam von 87,9 % nach 5 Anrufen auf 91,5 % nach 10.

Wie weit Sie über drei Anrufe hinausgehen, hängt vom Zweck ab. Wie Sie die Obergrenze je Zweck und eine Regel je Ergebnis festlegen, lesen Sie in unserem Beitrag Wann noch einmal anrufen und wann aufhören.

Spielt die Uhrzeit eine Rolle?

„Wann ist die beste Zeit für Anrufe?“ fragt ein Team bei einer Liste oft als Erstes. Auf unseren Leitungen spielte die Stunde eine viel kleinere Rolle als die Nummer des Anrufs. Bei ersten Anrufen verschob die Ortszeit den Anteil abgenommener Anrufe auf keiner Leitung um mehr als etwa 11 Prozentpunkte, der Wochentag um höchstens etwa 10. Zwischen dem 1. und dem 3. Anruf waren es durch die Nummer des Anrufs 27 bis 38 Prozentpunkte.

Wenn Ihr Team die Mittagszeit meidet, lohnt sich ein Blick auf ein Ergebnis nach Uhrzeit. Auf Leitung 1, der Leitung mit den meisten Anrufen, nahmen um 12 und 13 Uhr 67 % der ersten Anrufe ab, gegenüber 59 % um 9 und 10 Uhr und 56 % um 11 Uhr. Das ist eine Leitung in einem Land, und den Grund kennen wir nicht. Schlechter war die Mittagszeit dort aber nicht.

Auf einer Leitung machte der Wochentag mehr aus als auf den anderen. Den größten Abstand hatte Leitung 3 in den Niederlanden, mit 54 % abgenommener erster Anrufe am Montag und 64 % am Mittwoch. Auf den Leitungen 1 und 4 lag der Abstand zwischen den Wochentagen bei höchstens 3 Prozentpunkten, und Leitung 2 hatte nur an zwei Wochentagen genug erste Anrufe (200 oder mehr), am Donnerstag mit 56 % und am Freitag mit 49 %.

Wir haben auch geprüft, wie lange man vor dem 2. Anruf warten sollte, von unter einer Stunde über ein paar Stunden bis zum nächsten Tag oder später. Kein Abstand lag auf allen vier Leitungen vorn.

Wo niemand abnahm, endete der Anruf je nach Land anders. Auf den drei türkischen Leitungen machte das Besetztzeichen 12 bis 20 % der Anrufe aus, bei denen es klingelte, in den Niederlanden 7 %. Eine Mailbox meldete sich bei 16 % dieser Anrufe auf Leitung 3 und bei etwa 4 % auf den Leitungen 2 und 4. In vielen Netzen kommt ein abgelehnter Anruf als besetzt zurück, deshalb sieht „keine Antwort“ von Land zu Land anders aus.

Was würden wir an einer Liste ändern?

Den 1. Anruf würden wir als den wichtigsten behandeln. Auf allen vier Leitungen wurde mehr als die Hälfte der ersten Anrufe abgenommen, deshalb sollten der Agent oder die Person im Vertrieb vor dem ersten Anruf alles zur Hand haben, was dieses Gespräch braucht.

Wir würden die Liste auf drei Anrufe auslegen. Auf unseren Leitungen waren 90 bis 98 % der Menschen, die eine Leitung erreicht hat, innerhalb dieser drei Anrufe erreicht, und beim 3. Anruf war der Anteil abgenommener Anrufe schon auf 23 bis 28 % gefallen.

Jeder Anruf nach dem fünften wäre eine eigene Entscheidung mit Grund, etwa weil die Person um den Anruf gebeten hat oder weil der Anruf etwas enthält, das sie wissen muss. Ab dem 6. Anruf wurde auf den drei Leitungen, die so oft anriefen, etwa jeder 11. bis 15. Anruf abgenommen.

Für die perfekte Uhrzeit würden wir uns weniger Zeit nehmen. Die Nummer des Anrufs bewegte den Anteil abgenommener Anrufe weit stärker als die Stunde. Die Mühe lohnt sich eher dort, wo es darum geht, ob der Anruf die Person überhaupt erreicht. Ruft Ihre Leitung in einem anderen Land oder abends an, zählen Sie erst Ihre eigenen Uhrzeiten, bevor Sie den Zeitplan verschieben.

Was Sie auch ändern, zählen Sie zuerst Ihre eigene Kurve aus der letzten Kampagne, also abgenommene Anrufe geteilt durch alle Anrufe, getrennt für den 1., 2. und 3. Anruf. Dafür reichen ein Export und ein Nachmittag.

Dürfen Sie diese Zahlen verwenden?

Ja. Die aggregierten Zahlen dürfen Sie unter Creative Commons Namensnennung 4.0 International (CC BY 4.0) frei weiterverwenden, mit Nennung von DRING. Die CSV enthält den Anteil abgenommener Anrufe nach Nummer des Anrufs, die Erreichung innerhalb von N Anrufen sowie den Anteil abgenommener erster Anrufe nach Ortszeit-Stunde und nach Wochentag, für jede der vier Leitungen, jeweils mit den Anrufen und abgenommenen Anrufen hinter jedem Prozentwert. Sie enthält keine Rufnummern, keine Namen und keinen Kunden.

Daten herunterladen (CSV)

Wenn Sie eine Zahl aus diesem Beitrag zitieren, nennen Sie bitte diese Quellenangabe.

Quelle: DRING, Daten zu abgenommenen Outbound-Anrufen 2026, dring.ai/de/blog-when-people-answer-the-phone

Die fünf Ergebnisse, so formuliert, dass Sie sie unverändert zitieren können:

• Auf allen vier Leitungen wurden 55 bis 62 % der ersten Anrufe von einer Person abgenommen.
• Auf allen vier Leitungen wurde der 2. Anruf zu 35 bis 41 % und der 3. Anruf zu 23 bis 28 % abgenommen, ein Rückgang von 27 bis 38 Prozentpunkten vom 1. zum 3. Anruf, auf jeder Leitung.
• Auf allen vier Leitungen waren 90 bis 98 % aller Menschen, die eine Leitung erreicht hat, bis zum 3. Anruf erreicht.
• Ab dem 6. Anruf wurde auf den Leitungen 1 bis 3, den drei Leitungen, die so oft anriefen, etwa jeder 11. bis 15. Anruf abgenommen.
• Bei ersten Anrufen bewegte die Stunde den Anteil abgenommener Anrufe auf keiner Leitung um mehr als etwa 11 Prozentpunkte und der Wochentag um höchstens etwa 10, die Nummer des Anrufs dagegen um 27 bis 38 Prozentpunkte vom 1. zum 3. Anruf.

Wo kommt DRING ins Spiel?

Die Anrufe in diesem Beitrag liefen über Reach, das Outbound-Produkt von DRING. Reach ruft jeden Kontakt einer Kampagne innerhalb der Zeitfenster und Grenzen an, die Ihr Team festlegt, wiederholt jedes Ergebnis nach einer eigenen Regel und stoppt bei einem Sperrvermerk. Ihr Team bestimmt das Anrufzeitfenster, die Versuchsgrenzen je Kontakt, pro Tag und pro Woche sowie eine Wartezeit je Ergebnis. Einen Plan mit drei Anrufen können Sie also direkt in der Kampagne einstellen.

Jeder Versuch und jedes Ergebnis wird in Ihrem CRM festgehalten, und daraus ergibt sich Ihre eigene Kurve. Reach kann den nächsten Versuch bei einem Kontakt außerdem auf die Zeit legen, zu der dieser Kontakt bisher erreichbar war. Das funktioniert je Kontakt, während dieser Beitrag die Uhrzeit über eine ganze Liste gemessen hat. Wenn Sie Ihre nächste Liste planen, fordern Sie einen Rückruf an und bringen Sie die Ergebnisse Ihrer letzten Kampagne nach Nummer des Anrufs mit.