B2B distribütörler için sesli yapay zekayla bayi kampanyaları

50 ila 100 kişilik bir distribütörde bayi kampanyası satışa, kanal yönetimine, pazarlama operasyonlarına ve müşteri hizmetlerine dokunan bir iştir. Sesli yapay zeka tekrarlanabilir ilk turu üstlenebilir: ilgili teklifi anlatır, üzerinde anlaşılan soruları sorar, cevabı kaydeder ve bir sonraki adımı oluşturur. İndirim pazarlığı yapmamalı, vade ya da kredi koşullarına karar vermemeli, bölge müdürünü ne olduğunu tahmin etmek zorunda bırakmamalıdır.

Bunu bayi verisiyle başlayan ve adı belli bir insan sorumluyla biten kontrollü bir kanal iş akışı olarak tasarlayın.

Kampanyadan önce bayi segmentini kurun

Satış operasyonlarının denetleyebileceği bir brief ile başlayın: teklif, uygun bayi tipi, ürün ailesi, bölge ve istenen sonraki adım. Yeni bir ürün serisi, komşu bir kategoride satış yapan yetkili bayilere uygun olabilir. Bir stok kampanyası ise satın alma geçmişine, depo kapsamına ya da bayinin bir süredir sipariş vermemesine bağlı olabilir. B2B distribütörlük iş akışı bu ayrımları görünür kılmalıdır.

Listeye güvenilir alanlar taşıyın:

• Bayi, kişi, dil, saat dilimi ve tercih edilen numara.
• Bölge ya da şube, müşteri sorumlusu ve ürün kategorileri.
• Yetki durumu, son sipariş ya da teklif hareketi, kampanyaya uygunluk ve önceki temas durumu.

Eksik rolleri ya da bölgeleri tahmin etmeyin. Netleştirici bir soru sorun ya da kaydı operasyona yönlendirin. Güvenilir bir segment agent'a ilgili bir açılış verir ve sonraki yönlendirmeyi mümkün kılar.

Zamanlama, izin ve tekrar arama kurallarını belirleyin

Her bayinin yerel saat dilimini saklayın, kapalı dönemleri dışarıda bırakın, stok sayımlarını, tatilleri, ay sonunu ve lansmanları hesaba katın. Aramadan önce iletişimin dayanağını ve gereken bilgilendirmeyi tanımlayın. Agent distribütörü tanıtmalı, aramanın amacını açıklamalı, geçerli arama kurallarına uymalı ve aranmak istemeyen bayinin bunu kolayca söylemesini sağlamalıdır. Aranmak istemediğini söyleyen bayi arama engeli listesine hemen eklenmelidir.

Tekrar arama kurallarını kampanya ayarlarına yazın. Bir pilot, farklı iş günlerinde ve onaylı farklı saatlerde iki deneme hakkı tanıyabilir. Aranmak istemeyen, yanlış numara ya da şikayet eden kayıtları asla tekrar aramayın. "Gelecek ay arayın" denirse istenen tarihi kaydedin ve sırayı sürdürmek yerine tarihli bir görev oluşturun.

Doğal bir giden arama konuşması tasarlayın

Açılışı kısa ve net tutun: kişiyi teyit edin, distribütörü tanıtın, ürünün ya da kampanyanın adını söyleyin ve bir dakikanın uygun olup olmadığını sorun. Gerektiği yerde otomatik bir asistan olduğunu söyleyin. Sorudan sonra durun ve bir sonraki soruda bayinin kendi kelimelerini kullanın. "Bu çeyrek müşterileriniz için yeni ağ ürünleri serisine bakmayı düşünüyor musunuz?" diye sormak, katalog okumaktan çok daha işe yarar.

Agent'a olağan cevaplara yer bırakan dar bir yol verin. İlgiyi neyin tetiklediğini ya da bir kategorinin ilgisiz mi, zaten karşılanmış mı, yoksa zamansız mı olduğunu sorun. Tercih edilen takip yöntemini teyit edin ve sonraki adımı tekrar edin. Ürün bilgilerini, stok durumunu ve tarihleri kontrollü bir kaynakta tutun. DRING'in giden satış aramaları ve lead niteleme yaklaşımına bakın, sonra bunu kanal ilişkinize uyarlayın.

Bölge sorumlusunun kullanabileceği niteleme alanlarını kaydedin

Amaç, bir insana harekete geçip geçmemesi gerektiğini ve nedenini söyleyen tutarlı bir kayıttır. Bunları sabit değerler ve kısa bir notla yazın:

• İlgi: ilgili, belki, ilgisiz, zaten karşılanmış ya da reddetti.
• İhtiyaç: ürün ailesi, kullanım alanı, stok ya da yenileme ihtiyacı.
• Zamanlama: hemen, belirli bir tarih ya da ay, bir sonraki planlama dönemi ya da bilinmiyor.
• Karar verici: görüşülen kişi, adı verilen bir iş arkadaşı, ortak karar ya da bilinmiyor.
• İtirazlar: fiyat, marj, stok, koşullar, eğitim, uygunluk, mevcut tedarikçi ya da zaman yok. Bayinin gerekçesini koruyun, duygu durumu uydurmayın.
• Bölge: teyit edilmiş bölge ya da şube, gerekiyorsa CRM düzeltmesiyle birlikte.

Beklenen miktar, satılan markalar ve takip kanalı yalnızca sonraki adımı değiştiriyorsa işe yarar. Teklif talebi, ürün föyü talebi ve aranmama talebi farklı yollara gitmelidir.

Durma ve devir sınırlarını tanımlayın

Bayi aranmak istemediğini söylediğinde, iletişime itiraz ettiğinde, gizlilikle ilgili bir soru sorduğunda, sinirlendiğinde, bir insanla görüşmek istediğinde ya da onaylanmamış bir konu açtığında durun. Fiyat ya da vade koşulları, pazarlıklı indirimler, teknik tasarım, şikayetler, garanti anlaşmazlıkları, stratejik fırsatlar ya da agent'ın yetkisi dışındaki hesaplar için devredin. Bağlamı kaydedin, doğaçlama yapmayın.

Açık bir sonuç seçin: devir, geri arama görevi ya da hizmet kuyruğu. Sebebi, toplanan alanları, istenen zamanı ve verilen her sözü ekleyin ki sorumlu, yolu anlamak için çağrıyı yeniden dinlemek zorunda kalmasın.

CRM'e geri yazın ve sahipliği atayın

Geri yazma kurallarında yayından önce anlaşın. Sonucun bir bayi kişi kaydını mı güncelleyeceğine, bir aktivite mi oluşturacağına, yoksa bir lead mi açacağına karar verin ve mükerrer kayıt yönetimini tanımlayın. Sonucu, niteleme alanlarını, kısa özeti, arama engeli durumunu, sonraki adımı, son tarihi, sorumluyu ve kampanya ID'sini yazın. Ses kayıtlarını mevcut erişim kontrollerinin arkasında tutun, operasyon kaydını kısa tutun.

Önce bölgeye, sonra ürün uzmanlığına, hesap seviyesine ya da şubeye göre yönlendirin. Eksik ya da çelişen sahiplik, bir istisna sebebiyle birlikte adı belli bir satış operasyonları kuyruğuna gitmelidir. Segmentin ve mesajın sahibi kanal operasyonları, eşleme ve yönlendirmenin sahibi satış operasyonları, takibin sahibi bölge müdürleri, iletişim kurallarının sahibi de bir operasyon ya da uyum sorumlusudur. Bu sınırı canlı aramalardan önce CRM ve telefon altyapısı entegrasyonlarıyla birlikte belirleyin.

Aşamalı pilot yapın ve kaliteyi inceleyin

Durma noktası net, aşamalı bir pilot kullanın:

1. Tasarım: tek bir ürün ya da segment seçin, alanları eşleyin, konuşmayı onaylayın ve durma koşullarında anlaşın.
2. Prova: söz kesmeyi, sessizliği, yanlış kişinin açtığı aramaları, aranmak istemeyenleri, itirazları ve devirleri gerçek bayileri aramadan test edin.
3. Sınırlı canlı: temsili bir dilimi bir inceleyiciyle arayın, geri yazmayı, arama engelini ve yönlendirmeyi her gün kontrol edin.
4. Genişleme: yeni bölgeleri ancak kalite kapıları geçildiğinde ve ekip takibi kaldırabildiğinde ekleyin.

Başarılı görünen çağrıları da, sessizce başarısız olanları da inceleyin. Amacın anlatılmasını, cevabın doğru anlaşılmasını, alan seçimini, durma kurallarına uyumu, özet doğruluğunu ve yönlendirmeyi kontrol edin. Sebebi liste verisi, kampanya kuralı, bilgi, konuşma mantığı, entegrasyon ya da insan takibi olarak etiketleyin. DRING'in kalite ve test süreci, gözlemleri tekrarlanabilir senaryolara çevirir.

Yalnızca arama sistemini değil, devri ölçün

Segmente ve zaman aralığına göre erişim oranını, aranmak istemeyenleri ve şikayetleri, alan doluluğunu, ilgi ve zamanlamayı, devir için uygunluğu, yönlendirme doğruluğunu, mükerrer kayıtları, ilk insan aksiyonuna kadar geçen süreyi, takibin tamamlanmasını ve bir sonraki ticari adıma ilerlemeyi izleyin. Metriğin arkasındaki çağrıları okuyun: ihtiyacı ya da bölgesi eksik olan yüksek ilgi, tamamlanmamış bir iş akışıdır.

Agent Factory geri bildirim döngüsünü kullanın: çağrıları inceleyin, hatayı sınıflandırın, kuralı, prompt'u, eşlemeyi ya da bilgiyi güncelleyin, bir regresyon senaryosu ekleyin ve kontrollü bir dilime yayınlayın. Agent Factory, DRING'in agent'ları kurduğu, test ettiği ve geliştirdiği süreçtir. Bölge müdürlerinin düzeltmelerini bir sonraki test setine ekleyin.

Bayi kampanyası kontrol listesi

• Ürünü, uygun bayileri, bölgeyi ve sonraki adımı tanımlayın.
• İletişim verisini, saat dilimini, iletişimin dayanağını ve arama engelini doğrulayın.
• Açılışı, bilgilendirmeyi, bilgileri, soruları ve aranmak istememe cümlesini onaylayın.
• Arama saatlerini, tekrar arama sınırlarını ve ileri tarihli talepleri nasıl yöneteceğinizi belirleyin.
• İlgiyi, ihtiyacı, zamanlamayı, karar vericiyi, itirazları ve bölgeyi yapılandırılmış alanlara çevirin.
• Durma, aktarım, geri arama ve hizmet kuyruğu kurallarını yazıya geçirin.
• CRM güncellemelerini, mükerrer kayıtları, yönlendirmeyi ve istisna kuyruklarını test edin.
• Kampanya, operasyon, bölge ve kalite sorumlularını belirleyin.
• Pilot kapılarını belirleyin, incelenen hataları regresyon testlerine çevirin.