Inscriptions, horaires et rappels
Questions d'admission, horaires et frais des formations, appels d'absence et rappels d'examen ou de paiement arrivent tous sur la même ligne, souvent dans les premières semaines du trimestre.
Enseignement
Appels d'inscription, suivi des admissions et rappels aux parents
Questions d'inscription, portes ouvertes, absences et échéances de paiement arrivent toutes au même secrétariat. DRING répond à partir de votre catalogue, réserve la visite, appelle les parents et transmet le reste à votre équipe.
Les appels d'un service des admissions
D'où vient le volume
Questions d'inscription, appels d'absence et rappels reviennent chaque trimestre, à un rythme qu'un secrétariat à effectif fixe suit rarement.
Trop pour une équipe fixe
Un secrétariat dimensionné pour une semaine normale prend du retard quand une journée portes ouvertes, une période d'examens et une échéance de paiement font sonner le téléphone en même temps.
Ce qui change avec un agent
L'agent répond à partir de votre catalogue, réserve la visite aux portes ouvertes et appelle les parents au sujet des absences, des examens et des paiements, dans la langue de la famille.
Agents en production
Six agents pour le service des admissions
Trois répondent sur la ligne et trois appellent. Chacun s'appuie sur votre catalogue et votre calendrier, et passe la famille à votre équipe quand la réponse n'y figure pas.
Questions d'inscription
Répond à ce que les familles demandent avant de candidater : formations, niveaux et dates, lus dans votre catalogue publié.
Horaires et frais des formations
Répond aux questions sur les horaires et les frais à partir de votre catalogue et de votre grille tarifaire, et transmet tout ce qui est plus précis à votre secrétariat.
Portes ouvertes
Réserve un créneau de portes ouvertes ou de visite dans votre calendrier pendant que la famille est encore en ligne.
Suivi des admissions
Appelle les familles qui se sont renseignées sur une place ou sont venues aux portes ouvertes, répond aux questions encore en suspens et fixe l'étape suivante avec votre équipe.
Appels d'absence
Appelle un parent le jour même où l'élève est noté absent et consigne sa réponse pour le secrétariat.
Rappels d'examens et de paiements
Appelle avant une date d'examen ou une échéance de paiement, pour que rien ne soit oublié.
Découvrez toute la gamme dans le catalogue d'agents.
Déroulé de l'appel
De la question à la visite réservée
Un appel d'inscription suit les quatre mêmes étapes, qu'il se termine par une réservation aux portes ouvertes ou par un transfert.
Un parent ou un élève appelle
Au sujet d'une admission, d'une formation ou de frais, à toute heure, y compris le soir après la fermeture du secrétariat.
L'agent consulte votre catalogue et vos tarifs
Il n'annonce que ce que disent votre catalogue et votre grille tarifaire publiés, jamais une estimation.
Il réserve une visite ou transfère
Un créneau de portes ouvertes ou de visite est réservé pendant l'appel. Les aides financières, ou tout ce qui concerne le dossier d'un élève, passent à une personne.
La confirmation suit
Par SMS ou WhatsApp, avec la visite ou l'étape suivante déjà dans votre calendrier.
Un appel de bout en bout
Une question d'inscription qui se termine par une visite
Un parent appelle pour l'année prochaine. L'agent confirme le niveau, répond à partir de votre catalogue et propose une place à la prochaine journée portes ouvertes : la famille raccroche avec une date.
Le créneau de portes ouvertes arrive dans votre calendrier, et le service des admissions voit qui vient, et pour quel niveau.
Bonjour, je voudrais me renseigner sur l'inscription de ma fille pour l'année prochaine.
Bien sûr. Elle est en quelle classe en ce moment ?
En CM2.
Elle entrerait donc en sixième chez nous. Il y a une journée portes ouvertes samedi à 10 h. Je vous inscris ?
Oui, s'il vous plaît.
Portes ouvertesRéservé, samedi 10:00
Niveau viséSixième
Périmètre
Ce qu'il traite, et ce qu'il transfère
Ce qu'il traite
Les questions d'inscription et d'admission, avec une visite aux portes ouvertes réservée pendant l'appel.
Les réponses sur les horaires et les frais, lues dans le catalogue publié.
Les appels d'absence aux parents, passés le jour même où l'élève est noté absent.
Les rappels de dates d'examen et d'échéances de paiement.
Ce qu'il ne fait pas
Négocier une aide financière ou un échéancier de paiement. Cette conversation revient à une personne.
Évoquer par téléphone les notes, le dossier disciplinaire ou le dossier personnel d'un élève sans vérifier l'identité de l'appelant.
Inventer une formation, un tarif ou une date absents du catalogue ou du calendrier réels.
Remplacer l'équipe d'admission sur tout ce qui sort d'une réponse définie et confirmée.
Avant le premier appel
Ce dont nous avons besoin de l'établissement
L'agent ne répond qu'à partir de ce que vous lui donnez. Il passe ensuite par 1 000 à 10 000 conversations simulées, construites pour votre établissement, avant le premier appel réel.
Votre catalogue et votre grille tarifaire
Les formations, niveaux, frais et dates que l'agent peut annoncer. Il ne dit rien au-delà.
Votre calendrier
Les portes ouvertes et créneaux de visite que l'agent peut réserver. Il les inscrit directement dans votre calendrier pendant l'appel.
Vos règles de transfert
Quelles questions vont aux admissions, au service financier ou à un enseignant, et si c'est en direct ou par un rappel.
Contacts des parents et consentement
Qui peut être appelé, sur quel numéro et dans quelle langue. 62 langues disponibles, 10 en production aujourd'hui ; la vôtre est validée avant le lancement.
Sur l'ensemble de la plateforme DRING
La même qualité, à chaque appel d'admission
Chiffres de tous les déploiements DRING, tous secteurs confondus.
24 h/247 j/7 sur la ligne des admissions, soirées comprises
10 000+minutes de conversation d'agent par joursur l'ensemble de la plateforme
9pays où DRING a des activitéssur l'ensemble de la plateforme
1 M+conversations clients à ce joursur l'ensemble de la plateforme
Données des élèves
Les données des élèves et des familles, limitées à la mission
KVKK et RGPD
Le KVKK est la loi turque sur les données personnelles. Les données des élèves et des familles suivent les règles de conservation et de suppression fixées pour le déploiement, et ne sont pas conservées au-delà de ce qu'exige le processus. Voir conservation et droits.
Des appels aux parents à des heures raisonnables
Les appels d'absence, d'examen et de paiement ne partent que dans les plages d'appel que vous fixez, et évitent les numéros inscrits sur les listes d'opposition. Découvrir Reach.
Les sujets personnels vont à une personne
Une question d'aide financière, ou tout ce qui touche au dossier d'un élève, arrive à votre équipe avec la synthèse de l'appel jointe : la famille n'a pas à se répéter.
FAQ
Questions fréquentes
Par où commencer ?+
Par l'un des agents ci-dessus, en général celui qui prendrait le plus d'appels aujourd'hui. Nous le mesurons avant d'ajouter le suivant, et le premier agent est en service en une semaine.
L'agent peut-il répondre sur nos formations et nos tarifs réels ?+
Oui, à partir du catalogue et de la grille tarifaire que vous lui fournissez. Tout ce qui est plus précis part à votre équipe.
Peut-il parler des notes ou du dossier d'un élève ?+
Seulement si vous définissez comment l'appelant est vérifié. Sans cette règle, il transfère l'appel à votre équipe.
Un parent peut-il joindre une personne ?+
Oui. Vous décidez où vont les appels : en direct au secrétariat pendant les heures d'ouverture, ou sous forme de demande de rappel en dehors.
Appelle-t-il les parents en cas d'absence ?+
Oui. L'appel d'absence part le jour même où l'élève est noté absent, dans les plages horaires que vous fixez, et la réponse du parent est consignée pour le secrétariat.
Peut-il rappeler aux familles les dates d'examen et les échéances de paiement ?+
Oui. Les appels de rappel partent avant chaque date d'examen ou échéance de paiement, d'après le calendrier que vous lui fournissez.
Parle-t-il les langues de nos familles ?+
Il répond dans la langue dans laquelle l'appelant commence, pendant le même appel, sans transfert. Les langues de votre établissement sont convenues lors de la mise en place décrite plus haut et validées avant le lancement.